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## Tabellendokumente mit StarOffice Calc

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StarOffice Calc ist das Tabellenkalkulationsmodul von StarOffice. Es bietet alle nötigen Funktionen für fortgeschrittene Anwender, viele Finanz- und Statistikfunktionen, Datenbankfunktionen und vieles mehr.

## Leistungsmerkmale von StarOffice Calc

StarOffice Calc ist eine Tabellenkalkulationsanwendung, mit der Sie Ihre Daten berechnen, analysieren und verwalten können. Darüber hinaus können Sie Microsoft Excel-Tabellendokumente importieren und bearbeiten.

### Berechnungen

StarOffice Calc beinhaltet statistische, Finanz- und andere Funktionen, die Sie in Formeln für komplexe Berechnungen mit Ihren Daten einbinden können.

Außerdem stehen Ihnen Autopiloten als Hilfe zum Erstellen von Formeln zur Verfügung.

### Was-wäre-wenn-Berechnungen

Besonders interessant ist die Möglichkeit, in Berechnungen, die aus mehreren Faktoren bestehen, die Auswirkungen von Änderungen einzelner Faktoren sofort beobachten zu können. So lässt sich beispielsweise sofort feststellen, wie sich die Änderung des Zeitraums in einer Kreditberechnung auf Zinssatz oder Tilgungsraten auswirkt. Außerdem stehen zur Verwaltung umfangreicher Tabellen verschiedene vordefinierte Szenarien zur Verfügung.

### Datenbankfunktionen

Mit Tabellendokumenten können Sie Ihre Daten anordnen, speichern und filtern.

StarOffice Calc erlaubt es, Tabellen durch Ziehen und Ablegen aus Datenbanken zu übernehmen und Tabellendokumente als Datenquelle zum Erstellen von Serienbriefen in StarOffice Writer einzusetzen.

### Daten gliedern

Mit wenigen Mausklicks lässt sich Ihr Tabellendokument umstrukturieren, indem Sie beispielsweise bestimmte Datenbereiche ein- oder ausblenden, einzelne Bereiche nach spezifischen Kriterien formatieren oder kurzerhand Teil- oder Gesamtergebnisse berechnen.

### Dynamische Diagramme

StarOffice Calc ermöglicht die Darstellung von Tabellendaten in dynamischen Diagrammen, die bei Änderung der Daten automatisch aktualisiert werden.

### Öffnen und Speichern von Microsoft-Dateien

Mit den StarOffice-Filtern konvertieren Sie Excel-Dateien oder öffnen und speichern Dateien in zahlreichen anderen Formaten.

## Das StarOffice Calc-Fenster

Leisten und Fenster im StarOffice Calc
| Abreißleiste Einfügen |  | Abreißleiste Umrandung
| Abreißleiste Zellen einfügen |  | Abreißleiste Hintergrund
| Abreißleiste Objekt einfügen |  | Fenster Navigator
| Abreißleiste Zeichenfunktionen |  | Fenster Stylist
| Abreißleiste Formularfunktionen |  |

## Der Aufbau eines Tabellendokuments

Ein Tabellendokument besteht aus einzelnen Tabellen. Jede Tabelle enthält Zellen, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Jede Zelle kann entweder eine Formel, einen Text oder einen Wert enthalten.

Sie können als Formel eine Berechnung direkt eingeben, so zum Beispiel =4 + 5. Hauptsächlich verwendet man Tabellendokumente jedoch aus einem anderen Grund: Die darin enthaltenen Formeln können Bezug auf andere Zellen nehmen. Ein Beispiel für eine solche Formel wäre zum Beispiel =SUMME(A1:A8). Mit dieser Formel wird die Summe der Werte in den Zellen A1 bis A8 berechnet und das Ergebnis in der Zelle angezeigt, welche die Formel beherbergt. In die Zellen A1 bis A8 können nun weitere Formeln stehen, die sich wieder auf andere Zellen und deren Inhalte beziehen. Diese Verkettung kann weitgehend beliebig fortgeführt werden.

Öffnen Sie ein neues Tabellendokument mit dem Befehl Datei - Neu - Tabellendokument. Dieses Dokument wird unter dem Namen "Unbenannt1" geführt, bis
Sie ihm einen anderen Namen geben. Wenn Sie sich nun das neue, noch leere Dokument anschauen, werden Ihnen verschiedene typische Elemente auffallen. Diese behandeln wir in den folgenden Abschnitten.

### Zeilen und Spalten

In einer Tabelle sind die Zeilen von 1 bis 32000 durchnummeriert; die Spalten sind mit A bis Z, AA bis ZZ usw. beschriftet. Die letzte Spalte heißt IV. Jede Zelle in der Tabelle kann eindeutig durch Angabe ihrer Zeile und Spalte identifiziert werden. A1 ist beispielsweise die erste Zelle in der oberen linken Ecke der Tabelle.

Die Bezeichnungen stehen in Schaltflächen am Rand des Fensters: Die Zeilenköpfe tragen die Nummern der Zeilen, die Spaltenköpfe benennen die Spalten. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wählen Sie damit die ganze Zeile oder Spalte aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche ohne Beschriftung im Schnittpunkt von Zeilen- und Spaltenköpfen, wählen Sie die gesamte Tabelle aus.

Geben Sie nun einen Text in die Zelle A1 ein. Während Sie schreiben, sehen Sie, dass der Text sowohl in der Zelle als auch in der Eingabezeile der Rechenleiste erscheint. Sie bemerken außerdem, dass Sie mehr Text eingeben können als in die Zelle hineinzupassen scheint.

In der Tat kann jede Zelle längere Texte aufnehmen; der Text wird in ganzer Länge angezeigt und ausgedruckt, sofern die rechts anschließenden Zellen frei sind. Ist die Zelle rechts nicht frei, sehen Sie ein kleines Dreieck am rechten Rand der Zelle, das anzeigt, dass noch mehr Text enthalten ist als angezeigt werden kann. (Sie können diese Dreiecke unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht im Markierfeld Textüberlauf abschalten.)

Kann eine Zahl aufgrund ihrer Länge nicht in einer Zelle angezeigt werden, so erscheint "###". In diesem Fall müssen Sie die Spalte verbreitern. Stellen Sie die Breite auf "optimal" ein, indem Sie einfach auf den rechten Trennstrich im Spaltenkopf doppelklicken.

Es stehen Ihnen die gebräuchlichen Funktionen zum Bearbeiten von Text zur Verfügung. Beachten Sie jedoch, dass Sie mit den Cursortasten Links/Rechts den Zellcursor in die entsprechende Nachbarzelle bewegen. Wenn Sie auf eine Zelle doppelklicken oder (F2) drücken, gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. In diesem Modus können Sie mit den Cursortasten Links/Rechts den Textcursor innerhalb der Zelle positionieren. Um eine neue Zeile in die Zelle einzufügen, drücken Sie (Strg)(Eingabetaste).

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird der Text in Zelle A1 bestätigt und der Cursor in Zelle A2 bewegt. Die aktive Zelle ist stets diejenige Zelle, in der der Zellcursor steht. In dieser Zelle können Sie Werte eingeben und Änderungen vornehmen.

### Mehrere Tabellen im Dokument

Am unteren Tabellenrand finden Sie Tabellenregister, mit denen Sie zwischen den verschiedenen Tabellen in Ihrem Dokument umschalten können.

### Arbeiten mit mehreren Tabellenblättern

StarOffice zeigt standardmäßig für jedes neue Tabellendokument drei Tabellenblätter an, "Tabelle1" bis "Tabelle3".

#### Tabellen einfügen

Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabelle einfügen, um entweder ein neues Tabellenblatt oder eine vorhandene Tabelle aus einer anderen Datei einzufügen.

#### Mehrere Tabellen auswählen

Das Tabellenregister der aktuellen Tabelle ist immer vor den anderen Tabellenregistern in weißer Farbe zu sehen. Die anderen Tabellenregister sind grau, wenn die anderen Tabellen nicht ausgewählt sind. Sie können durch Anklicken anderer Tabellenregister mit gedrückter (Strg)-Taste weitere Tabellen auswählen.

#### Auswahl aufheben

Um die Auswahl einer Tabelle aufzuheben, klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste erneut auf ihr Tabellenregister. Das aktuell sichtbare Tabellenblatt kann nicht aus der Auswahl entfernt werden.

#### Werte in mehrere Tabellen zugleich schreiben

Während mehrere Tabellenblätter ausgewählt sind, werden alle in die aktive Tabelle eingegebenen Werte automatisch auch in die übrigen ausgewählten Tabellen eingefügt. So werden beispielsweise die in Zelle A1 der Tabelle1 eingegebenen Daten automatisch in die gleiche Zelle der Tabelle2 eingefügt.

#### Berechnen von Funktionen über mehrere Tabellen hinweg

Geben Sie als Beispiel die folgende Formel ein: =MITTELWERT(Tabelle1.A1:Tabelle50.A1). In der Formelzelle wird nun der Mittelwert aller A1-Zellen der 50 Tabellenblätter angezeigt.

### Tabelle umbenennen

1. Klicken Sie auf den zu ändernden Tabellennamen.

2. Öffnen Sie das Kontextmenü, und wählen Sie den Befehl Tabelle umbenennen. Es wird ein Dialog für die Eingabe eines neuen Namens geöffnet.

3. Geben Sie den neuen Namen der Tabelle ein, und klicken Sie auf OK.

4. Sie können auch mit gedrückter Alt-Taste auf einen beliebigen Tabellennamen klicken und den neuen Namen direkt eingeben.

| Der Name einer Tabelle darf nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen. Zusätzlich dürfen Leerzeichen enthalten sein.

Der Name einer Tabelle ist unabhängig vom Namen des Tabellendokuments. Den Namen eines Tabellendokuments legen Sie beim ersten Speichern der Datei fest. Das Dokument kann bis zu 256 einzelne Tabellen mit unterschiedlichen Namen umfassen.

## Werte und Formeln als Inhalt der Zellen

Einzelne Zellen können Text, Zahlen, Datumswerte oder Formeln enthalten. Sie können die Zellinhalte festlegen oder ändern und sie jederzeit aktualisieren, indem Sie die Formeln mit aktuellen Daten neu berechnen lassen.

Im Statusleistenfeld im unteren rechten Teil des Bildschirms werden hilfreiche Informationen angezeigt. In einem Tabellendokument können Sie dieses Feld beispielsweise verwenden, um ständig die Summe aller ausgewählten Zellen anzuzeigen. Sie können auch andere Werte wie zum Beispiel den Maximalwert aller ausgewählten Zellen anzeigen lassen. Über das Kontextmenü können Sie festlegen, welcher Wert in diesem Feld angezeigt wird. Bei Fehlern erscheint in diesem Feld eine Fehlermeldung.

### Rechnen in Tabellen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen an einem einfachen Beispiel der Prozentrechnung, wie Sie in Ihrem Tabellendokument rechnen können:

1. | Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A3.
2. | Geben Sie die Zahl 150 ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Der Zellcursor wechselt zur Zelle A4 nach unten.
3. | Geben Sie in der Zelle A4 die Zahl 16 ein. Drücken Sie diesmal nicht die Eingabetaste, sondern die Tabulatortaste. Der Zellcursor wechselt nach rechts zur Nachbarzelle B4.
4. | In der Zelle B4 geben Sie Folgendes ein: =A3 * A4 / 100 Wenn Sie eine Eingabe mit einem Gleichheitszeichen beginnen, zeigen Sie damit an, dass Sie eine Formel eingeben möchten. Sie sehen die Formel in der Eingabezeile der Rechenleiste.
5. | Drücken Sie die Eingabetaste, um die Formel abzuschließen. Das Ergebnis der Berechnung, nämlich 16 Prozent von 150, sehen Sie als Inhalt der Zelle B4.
6. | Klicken Sie in Zelle A3, geben Sie 200 ein und drücken Sie die Eingabetaste. Sie sehen, dass sich das Ergebnis der Berechnung automatisch angepasst hat.
7. | Klicken Sie in Zelle B4 und dann an das Ende der Formel in der Eingabezeile der Rechenleiste. Sie erhalten dort einen blinkenden Texteingabecursor, der auf Ihre neue Eingabe wartet.
8. | Fügen Sie "+ A3" (ohne die Anführungszeichen) an die Formel an und drücken Sie die Eingabetaste. In der Zelle B4 sehen Sie den neu berechneten Wert der Formel: die zuvor berechneten 16 Prozent des Wertes von A3 zuzüglich dem Inhalt von A3.

In StarOffice finden Sie viele fertige Rechenblätter, die Sie mit Ihren eigenen Daten füllen können. Unter den mitgelieferten Vorlagen und Beispielen finden Sie einige Dokumente, die Sie einfach ausfüllen und verwenden können.

Abgesehen von den vier Grundrechenarten können Sie auch andere Operatoren, verschachtelte Klammern und viele weitere Funktionen eingeben. Der Funktionsautopilot steht Ihnen für Hilfe bei der Eingabe von Funktionen zur Verfügung.

## Was kann eine Zelle enthalten?

Wie Sie bereits in einigen Beispielen gesehen haben, können Zellen verschiedene Arten von Inhalten enthalten. In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Informationen zu Zellinhalten.

### Texte

Wenn Sie einen Text in eine Tabellenzelle eingeben, stehen Ihnen fast alle Editier- und Formatiermöglichkeiten zur Verfügung, die Sie in Textdokumenten auch haben. So können Sie zum Beispiel ein Wort Ihres Textes in der Eingabezeile oder in der Zelle doppelt anklicken, um es auszuwählen. Wählen Sie dann in der Textobjektleiste eine andere Schrift oder andere Attribute, so gelten diese Änderungen auch nur für dieses eine Wort.

- Mit der Tastenkombination (Strg)(Eingabetaste) fügen Sie beim Schreiben einen manuellen Zeilenumbruch ein. Diese Tastenkombination wirkt nur direkt in der Zelle, nicht in der Eingabezeile.

Soll der Text am rechten Rand der Zelle automatisch umbrechen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie alle Zellen aus, in denen der Text am rechten Rand umbrechen soll.

2. Markieren Sie unter Format - Zelle - Ausrichtung die Option Automatischer Zeilenumbruch, und klicken Sie auf OK.

Auch mit Texten können Sie "rechnen". Geben Sie zum Beispiel einen Text in Zelle A1 und einen in A2 ein, so können Sie in der Zelle A3 die Formel "=VERKETTEN(A1;A2)" einfügen, um die beiden Texte miteinander zu verketten, d. h. sie aneinander zu reihen.

In StarOffice Calc ist es möglich, Zahlen als Text zu formatieren. Öffnen Sie das Kontextmenü für Zellen oder Zellbereiche, und wählen Sie Zellen formatieren - Zahlen und in der Liste Kategorie den Eintrag "Text". Alle anschließend in den formatierten Bereich eingegebene Zahlen werden als Text interpretiert. Diese "Zahlen" werden, genau wie anderer Text, linksbündig angezeigt.

| Als Text formatierte Zahlen können nicht in Berechnungen oder Formeln verwendet werden.

Bereits in Zellen eingegebene normale Zahlen werden von einer nachträglichen Änderung des Zellenformats in "Text" nicht beeinflusst und bleiben weiterhin normale Zahlen. Sie werden nicht konvertiert. Nur nach der Änderung des Formats eingegebene oder bearbeitete Zahlen werden zu Textzahlen.

Wenn Sie eine Zahl direkt als Text eingeben möchten, setzen Sie ihr ein Hochkomma (') voran. So können Sie beispielsweise Jahreszahlen in Spaltenköpfen in der Form '1999, '2000 und '2001 eingeben. Das Hochkomma ist in der Zelle nicht sichtbar und kennzeichnet den Eintrag lediglich als Text. Diese Funktion ist zum Beispiel bei Telefonnummern oder Postleitzahlen hilfreich, die mit einer Null (0) beginnen, da Nullen in normalen Zahlenformaten am Anfang einer Ziffernfolge entfernt werden.

### Zahlen

Sie können ein und dieselbe Zahl auf sehr verschiedene Art und Weise darstellen lassen - intern bleibt es aber immer dieselbe Zahl.

Geben Sie zum Beispiel 12345,6789 ein. In der Tabelle sehen Sie Zahlen in der Standard-Darstellung mit zwei Nachkommastellen. Sie sehen also 12345,68. Intern behält die Zahl aber ihre volle Genauigkeit.

Weitere Anzeigeoptionen finden Sie, wenn Sie den Menübefehl Format - Zelle aufrufen. Im Register Zahlen sind alle vorgegebenen Formate aufgeführt. Eine Vorschau zeigt jederzeit, wie das Ergebnis aussehen wird. Sie können in diesem Dialog eigene Formate definieren, die Sie dann auf die Zahlen oder andere Inhalte in Ihren Tabellen anwenden können.

Es stehen verschiedene Methoden zur Eingabe von Ganzzahlen mit führenden Nullen zur Verfügung:

- Geben Sie die Zahl als Text ein. Am einfachsten ist es, die Zahl mit einem Hochkomma einzuleiten (z. B. '0987). Das Hochkomma ist in der Zelle nicht sichtbar, und die Zahl wird als Text formatiert. Da es sich aber um Text handelt, kann die Zahl nicht in Berechnungen einbezogen werden.

- Formatieren Sie eine Zelle mit einem Zahlenformat wie \0000. Sie können dieses Format im Feld Format-Code im Register Format - Zelle - Zahl angeben. Es bedeutet für die Anzeige in der Zelle: "setze stets zuerst eine Null und dann die Ganzzahl mit mindestens drei Stellen; fülle den Raum links von Zahlen, die weniger als drei Stellen haben, mit Nullen auf".

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie einer Zahlenspalte in Textformat ein numerisches Format zuweisen möchten (z. B. den Text "000123" in die Zahl "123" umwandeln):

1. Wählen Sie die Spalte aus, in der diese Zahlen im "Textformat" stehen. Setzen Sie das Zellformat der Spalte auf "Zahl".

2. Rufen Sie Bearbeiten - Suchen&Ersetzen auf

3. Im Feld Suchen nach geben Sie ein: ^[0-9]

4. In das Feld Ersetzen durch geben Sie & ein

5. Markieren Sie Regulärer Ausdruck

6. Markieren Sie Nur in Selektion

7. Ersetze alle anklicken.

### Zellen in Währungsformaten

| In StarOffice Calc können Sie Zahlen ein beliebiges Währungsformat zuweisen. Wenn Sie zum Formatieren einer Zahl auf das Symbol Währung in der Objektleiste klicken, erhält die Zahl das unter Extras - Optionen - Spracheinstellungen - Sprachen für StarOffice definierte Standardwährungsformat.

Bei einem Austausch von StarOffice Calc-Dokumenten über die Landesgrenzen hinweg könnte es zu Missverständnissen kommen, wenn Benutzer mit unterschiedlichen Standardwährungsformaten dasselbe StarOffice Calc-Dokument laden.

Deshalb können Sie in StarOffice Calc festlegen, dass eine als "1.234,50 ?" definierte Zahl auch in anderen Ländern in Euro angezeigt wird und nicht zu Dollar oder einer anderen Währung wechselt.

Das Währungsformat lässt sich im Dialog Zellen formatieren (wählen Sie das Register Format - Zelle - Zahl) durch zwei Ländereinstellungen beeinflussen. Im Kombinationsfeld Sprache wählen Sie die Grundeinstellung für das Währungssymbol, die Dezimal- und die Tausenderseparatoren. Im Listenfeld Format können Sie mögliche Abweichungen vom Standardformat für die Sprache angeben.

- Wenn beispielsweise die Sprache auf "Standard" eingestellt ist und Sie mit einer deutschen Sprachumgebungseinstellung arbeiten, dann lautet das Währungsformat "1.234,00 ?". Als Tausenderseparator wird ein Punkt und als Dezimalseparator ein Komma verwendet. Wenn Sie nun unter Format das untergeordnete Währungsformat "$ Englisch (US)" wählen, erhalten Sie das folgende Format: "$ 1.234,00". Die Separatoren sind unverändert. Nur das Währungssymbol wurde geändert und umgestellt, und als Format für die Schreibweise gilt weiterhin das Format der Sprachumgebungseinstellung.

- Wenn Sie die Zellen unter Sprache in das Format "Englisch (USA)" konvertieren, dann wird auch die Sprachumgebungseinstellung für Englisch (USA) übertragen, und das Standardwährungsformat wird zu "$ 1,234.00".

### Rechnen mit Formeln

Alle Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen. Formeln können sowohl Zahlen als auch Text oder Daten wie Formatangaben enthalten. Außerdem enthalten Formeln arithmetische oder logische Operatoren oder Funktionsaufrufe.

| Denken Sie daran, dass auch die Grundrechenarten mit ihren Formelzeichen +, -, * und / in Formeln genutzt werden können, nach der Regel "Punktrechnung vor Strichrechnung". Statt =SUMME(A1;B1) können Sie schreiben: =A1+B1. Es können auch Klammern verwendet werden. Die Formel =(1+2)*3 ergibt ein anderes Ergebnis als die Formel =1+2*3.

Hier sind einige Beispiele für StarOffice Calc-Formeln:

=A1+10 | Zeigt den Inhalt von A1 erhöht um 10 an.
=A1*16% | Zeigt 16 Prozent des Inhalts von A1 an.
=A1 * A2 | Zeigt das Ergebnis der Multiplikation von A1 und A2 an.
=RUNDEN(A1;1) | Rundet den Inhalt von A1 auf eine Dezimalstelle.
=EFFEKTIV(5%;12) | Ermittelt den Effektivzins bei einem jährlichen Nominalzins von 5 % und 12 Zahlungen pro Jahr.
=B8-SUMME(B10:B14) | Berechnet B8 minus der Summe aus den Zellen B10 bis B14.
=SUMME(B8;SUMME(B10:B14)) | Bildet die Summe von B10 bis B14 und addiert den Wert zu B8.
=SUMME(B1:B32000) | Bildet die Summe aller Zahlen in Spalte B.

Wie das Beispiel zeigt, können Funktionen in Formeln eingebettet werden. Sie können auch mehrere Funktionen ineinander verschachteln. Der Funktionsautopilot hilft Ihnen bei der Verschachtelung von Funktionen.

### Rechnen mit Datums- und Uhrzeitwerten

In StarOffice Calc können Sie Datums- und Uhrzeitwerte (beide aus der internen Systemuhr) nicht nur anzeigen, sondern auch Berechnungen mit ihnen anstellen. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie alt Sie in Sekunden oder Stunden sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie ein neues leeres Tabellendokument. Geben Sie in die Zelle A1 Ihr Geburtsdatum ein, zum Beispiel 9.4.64.

2. Geben Sie in A3 folgende Formel ein: =JETZT()-A1

3. Nach der Betätigung der Eingabetaste wird das Ergebnis im Datumsformat angezeigt. Da die Differenz zwischen dem einen und dem anderen Datum in Tagen ermittelt werden soll, müssen Sie Zelle A3 als Zahl formatieren.

4. Setzen Sie den Cursor in Zelle A3 und formatieren Sie sie als Zahl. Dazu rufen Sie in Zelle A3 das Kontextmenü auf (rechte Maustaste drücken) und wählen Sie den Befehl Zellen formatieren...

5. Der Dialog Zellen formatieren wird angezeigt. Im Register Zahlen ist die Kategorie Zahl bereits hervorgehoben. Das Format ist auf "Standard" gesetzt und bewirkt u. a., dass Ergebnisse von Berechnungen mit Datumseinträgen als Datum ausgegeben werden. Um das Ergebnis als Zahl auszugeben, setzen Sie das Zahlenformat etwa auf "-1.234", und schließen Sie den Dialog mit OK.

6. Sie sehen jetzt in Zelle A3 die Anzahl der Tage zwischen dem heutigen und dem eingegebenen Datum.

7. Geben Sie auch die weiteren Formeln ein: in A4 =A3*24 für die Stunden, in A5 =A4*60 für die Minuten und in A6 =A5*60 für die Sekunden und bestätigen Sie die Eingabe jeweils wie oben beschrieben.

Sie sehen jetzt, dass die Zeit seit Ihrem Geburtstag in den verschiedenen Einheiten berechnet und eingetragen wurde. Dabei bezieht sich der Wert in Sekunden auf den Zeitpunkt, in dem Sie Ihre Formel in Zelle A6 z. B. mit der Eingabetaste bestätigt haben. Dieser Wert aktualisiert sich nicht, obwohl "Jetzt" ja ständig weiterläuft. Es gibt im Menü Extras zwar den Befehl Zellinhalte - Automatisch berechnen, und dieser ist standardmäßig sogar eingeschaltet, aber diese Automatik wirkt nicht auf die Funktion JETZT: Ihr Rechner wäre sonst nur noch mit dem Aktualisieren der Tabelle beschäftigt.

### Einfügen und Bearbeiten von Notizen

Jede Zelle kann über den Menüpunkt Einfügen - Notiz eine Notiz enthalten. Die Notiz wird durch ein kleines rotes Quadrat in der Zelle, den Notizanzeiger, kenntlich gemacht.

- Sofern Sie eine der Funktionen Hilfe - Tipp oder - Aktive Hilfe aktiviert haben, werden Notizen beim Fahren mit der Maus über die mit Notizen versehenen Zellen sichtbar.

- Wenn Sie die Zelle auswählen, können Sie im Kontextmenü der Zelle den Befehl Notiz anzeigen wählen. Damit bleibt die Notiz ständig sichtbar, bis Sie im Kontextmenü der Zelle den Befehl Notiz anzeigen wieder aufheben.

- Eine ständig sichtbare Notiz bearbeiten Sie, indem Sie einfach hinein klicken. Wenn Sie den ganzen Text der Notiz löschen, wird die Notiz gelöscht.

- Sie können die Ansicht der Notizanzeiger unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht ein- und ausschalten.

Um für ausgewählte Zellen einen Tipp anzubieten, wählen Sie Daten - Gültigkeit - Eingabehilfe.

## Umgang mit mehreren Tabellen

Bei der Arbeit mit Tabellendokumenten müssen Sie sich nicht auf eine einzige Tabelle beschränken. Genau genommen stehen Ihnen bis zu 256 übereinandergelagerte Tabellen zur Verfügung. Jede Tabelle hat einen eigenen Namen, der auf einem "Tabellenregister" am unteren Fensterrand angezeigt wird.

Sie können zusätzliche Tabellen anhängen oder vor der aktuellen Tabelle einfügen. Öffnen Sie das Kontextmenü eines Tabellenregisters und wählen Sie den entsprechenden Befehl. Um eine Tabelle umzubenennen, wählen Sie im Kontextmenü Tabelle umbenennen.

### Navigieren durch Tabellenregister

| Mit den Navigationsschaltflächen zeigen Sie sämtliche Tabellenblätter Ihres Dokuments an. Durch Klicken auf die äußerst linke Schaltfläche wird das erste Tabellenregister, durch Klicken auf die äußerst rechte das letzte Tabellenregister angezeigt. Mit den Schaltflächen dazwischen durchlaufen Sie die Tabellenregister vorwärts bzw. rückwärts. Um nicht nur ein Register, sondern die Tabelle selbst anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Register.

Sollte nicht genügend Platz für die Anzeige aller Tabellenregister vorhanden sein, können Sie das Trennstück zwischen Bildlaufleiste und Tabellenregistern mit gedrückter Maustaste nach rechts ziehen und so mehr Platz für die Register herstellen. Dadurch bestimmen Sie, wie der verfügbare Platz zwischen Tabellenregistern und horizontaler Bildlaufleiste aufgeteilt wird.

### Arbeiten mit mehreren Tabellen

Jede Tabelle kann unabhängig von den anderen Tabellen desselben Dokuments genutzt werden. Sie können aber auch in mehreren Tabellen dieselben Daten verwenden. Wollen Sie zum Beispiel einen Text und mehrere Zahlen in den ersten drei Tabellen an derselben Stelle eingeben, genügt es, dies nur einmal durchzuführen. Dazu wählen Sie alle drei Tabellen gemeinsam aus und geben dann Ihre Daten in eine der Tabellen ein.

Um mehrere Tabellen zugleich auszuwählen, klicken Sie nacheinander auf die Tabellenregister der gewünschten Tabellen, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Alle ausgewählten Tabellen haben nun weiße Tabellenregister (im Gegensatz zu den nicht ausgewählten Tabellen, die graue Register haben).

Wenn Sie Tabellenbezüge eingegeben haben, konnten Sie vielleicht schon bemerken, dass StarOffice Calc den Namen der Tabelle in den Bezug übernimmt. Statt $A$1 verweist StarOffice Calc also zum Beispiel auf $Tabelle1.$A$1.

- Wollen Sie die erste Zelle aus den Tabellen Tabelle1 und Tabelle 2 in einem gemeinsamen Bezug ansprechen, z. B. summieren, so lautet die 3D-Formel =SUMME(Tabelle1.A1:Tabelle2.A1). Die Summenfunktion hat hier einen Summanden, nämlich den Bereich von Tabelle1.A1 bis Tabelle2.A1. In diesem Bereich liegen zwei Zellen (solange nicht zwischen Tabelle1 und Tabelle2 weitere Tabellen eingefügt werden). Die einfache, nicht-3D-Formel würde nur beide Summanden aufzählen: =SUMME(Tabelle1.A1;Tabelle2.A1).

- Wenn Sie auch eventuell zwischen Tabelle 1 und Tabelle 2 liegende, nachträglich eingefügte Tabellen berücksichtigen wollen, lautet die Formel =SUMME(Tabelle1.A1:Tabelle2.B2).

Die vollständige Adresse einer Zelle enthält zusätzlich auch noch den kompletten Pfad und Dateinamen des Tabellendokuments; der Bezug auf Zelle A1 in Tabelle1 des Dokuments "name.sxc" auf Laufwerk C hat also die vollständige Form "='file:///c:/name.sxc'#$Tabelle1.A1". Beachten Sie die einfachen Anführungszeichen, die die Dateibezeichnung umgeben, und das #-Zeichen, das gemäß der URL-Schreibweise den Ort innerhalb der Datei beschreibt.

### Drucken von Tabellendokumenten

| Klicken Sie auf das Symbol Datei direkt drucken in der Funktionsleiste, wird immer das ganze Dokument mit allen Tabellen gedruckt. Dies gilt nicht, wenn Sie Druckbereiche festgelegt haben; in diesem Fall werden nur die Inhalte der Druckbereiche gedruckt. Druckbereiche legen Sie fest, indem Sie die Zellen auswählen, die gedruckt werden sollen, und dann den Befehl Format - Druckbereiche - Festlegen aufrufen. Weitere Erklärungen zu Druckbereichen finden Sie in der StarOffice-Hilfe.

Wenn Sie nur die aktuelle Tabelle drucken möchten, wählen Sie die Menüoption Datei - Drucken. Wählen Sie im Dialog Drucken die Option Auswahl und klicken Sie auf OK. Es wird nur die aktuelle Tabelle ausgedruckt. Wenn Sie jedoch einen bestimmten Zellbereich ausgewählt haben, werden nur diese Zellen ausgedruckt, und zwar nur mit der in der Tabelle angezeigten Spaltenbreite.

Wenn Sie mehrere Tabellen gemeinsam drucken wollen, z. B. Tabelle1 und Tabelle2, dann wählen Sie diese zuvor gemeinsam aus. Klicken Sie dazu mit gedrückt gehaltener (Strg)-Taste die Tabellenregister unten im Arbeitsbereich an. Alle Tabellen, deren Tabellenregister hell hervorgehoben sind, sind ausgewählt. Wenn Sie jetzt den Dialog Drucken aufrufen und die Option Auswahl wählen, werden die ausgewählten Tabellen gedruckt. Nach dem Drucken sollten Sie mit gedrückter Umschalttaste auf das Tabellenregister der aktuellen Tabelle klicken, damit nur noch diese ausgewählt ist (sonst würden Änderungen an der aktuellen Tabelle automatisch in alle ausgewählten Tabellen durchschreiben, was nicht immer erwünscht ist).

## Formatierung der Tabelle

Oft lassen sich Tabellendokumente durch Formatieren der Zellinhalte ansprechender und klarer gestalten. Sie können Text und Zahlen mit verschiedenen Formaten versehen und die Zellen selbst mit verschiedenen Farben, Umrandungen und anderen Attributen formatieren.

Sie können die Formate entweder selber definieren oder eines der vielen vordefinierten Formate verwenden. Für Zellen steht eine breite Vielfalt von Zellvorlagen zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie eigene Zellvorlagen auf dieselbe Art und Weise wie für Textvorlagen definieren.

Vielleicht möchten Sie bestimmte Werte in Ihrem Tabellendokument besonders hervorheben. Beispielsweise könnten Sie in einer Umsatztabelle alle überdurchschnittlichen Werte grün und alle unterdurchschnittlichen Werte rot darstellen. Dies erreichen Sie mit bedingter Formatierung (siehe Seite 285).

### Formatieren von Dezimalzahlen

Geben Sie in die Tabelle eine Zahl ein, zum Beispiel 1234,5678. Diese Zahl wird im Standardformat für Zahlen angezeigt, das zwei Dezimalstellen vorsieht. Sie sehen daher 1234,57, wenn Sie Ihre Eingabe bestätigen. Intern behält die Zahl jedoch ihre vier Dezimalstellen nach dem Dezimaltrenner, lediglich zur Anzeige im Dokument wird gerundet.

So formatieren Sie Zahlen mit Nachkommastellen:

1. Setzen Sie den Cursor auf die Zahl, und wählen Sie Format - Zelle, um den Dialog Zellen formatieren aufzurufen.

2. Im Register Zahlen sehen Sie eine Auswahl von vorgegebenen Zahlenformaten. Rechts unten im Dialog sehen Sie eine Vorschau, wie Ihre aktuelle Zahl aussehen würde, wenn Sie sie mit einem Format ausstatten.

| Wollen Sie nur die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen ändern, nutzen Sie am einfachsten das Symbol Zahlenformat: Dezimalstelle hinzufügen beziehungsweise Zahlenformat: Dezimalstelle löschen in der Objektleiste.

### Formatieren von Datums- und Uhrzeitangaben

Wie Sie im vorhergehenden Beispiel an der Liste der Optionen gesehen haben, lassen sich Datums- und Uhrzeitangaben vielfältig formatieren.

1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle mit der Datums- bzw. Uhrzeitangabe und wählen Sie Format - Zelle, um den Dialog Zellen formatieren aufzurufen.

2. Klicken Sie im Listenfeld Kategorie auf Datum oder Uhrzeit, um eine Auswahl vordefinierter Zahlenformate zu sehen. Rechts im Dialog erscheint eine Vorschau, wie das Datum bzw. die Uhrzeit in einem bestimmten Format erscheinen wird.

#### Formatieren von Jahresangaben

Das Jahr wird in Datumsangaben häufig als zweistellige Zahl dargestellt. Intern behandelt StarOffice Jahresangaben als vierstellige Zahl, sodass die Berechnung der Differenz zwischen dem 1.1.99 und dem 1.1.01 korrekt zwei Jahre ergibt.

- Unter Extras - Optionen - StarOffice - Allgemein können Sie den Zeitraum für die richtige Interpretation zweistelliger Jahreszahlen festlegen. Die Standardeinstellung ist 1930 bis 2029.

Das heißt, wenn Sie ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es intern als 1.1.1930 oder höher behandelt. Geben Sie z. B. den 1.1.20 ein, wird es zum 1.1.2020 gewandelt.

### Formatieren von Zellen und Tabellen

Für die Formatierung der Zellen gilt entsprechend die bereits für Textdokumente getroffene Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Formatierungen. Sie haben die Wahl, eine Tabellenzelle zum Beispiel direkt in einer bestimmten Schriftgröße zu formatieren oder eine Vorlage mit der gewünschten Schriftgröße zu definieren, um diese auf die Zelle anzuwenden. Für alle Dokumente, die dauerhaft gepflegt und verwaltet werden sollen, ist die Arbeit mit Vorlagen sehr empfehlenswert, während dies für Dokumente, die nur eben schnell gedruckt und vielleicht nicht einmal gespeichert werden sollen, weniger wichtig ist.

### AutoFormat für Tabelle verwenden

| Die AutoFormat-Funktion ermöglicht es, Tabellen oder Zellbereiche in wenigen Schritten zu formatieren. Wählen Sie im Tabellendokument zunächst die Zellen aus, die mit AutoFormat formatiert werden sollen. Fassen Sie dabei auch die entsprechenden Spalten- und Zeilenköpfe und Summenzeilen oder -spalten mit ein. Dieser Befehl steht erst ab einer Auswahl von mindestens 3 x 3 Zellen zur Verfügung. Öffnen Sie dann den Dialog AutoFormat, indem Sie Format - AutoFormat wählen.

Sie sehen im Vorschaubereich jeweils ein Beispiel, wie die Formatierung, die Sie im Feld Format wählen, aussehen wird. Klicken Sie auf OK, um die Formatierung auf den ausgewählten Bereich in der Tabelle anzuwenden

| Sehen Sie Farbänderungen an den Zellinhalten nicht, so haben Sie möglicherweise unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht - Anzeigen oder im Menü Ansicht noch Werte hervorheben markiert. In diesem Fall werden vorgegebene Farben verwendet.

Sie können Ihre selbst definierten Formatierungen als AutoFormat festlegen:

1. Formatieren Sie eine Tabelle nach Belieben

2. Wählen Sie die formatierte Tabelle im Ganzen aus, indem Sie z. B. auf die unbeschriftete Schaltfläche oberhalb der Zeilenköpfe klicken.

3. Rufen Sie den Dialog AutoFormat auf, und klicken Sie auf Hinzufügen. Es wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie das neue Format benennen.

Das neue Format kann dann in anderen Tabellendokumenten verwendet werden.

Über die Schaltfläche Zusätze rufen Sie weitere Optionen für den Dialog auf. In dem daraufhin angezeigten Zusatzbereich können Sie angeben, welche Eigenschaften des ausgewählten Formats von der automatischen Formatierung ausgenommen sein sollen. Wenn Sie beispielsweise die Markierung vor Schriftart entfernen, wird die Schriftart beim AutoFormat nicht berücksichtigt.

## Layout in der Tabelle

Ihre Tabellen müssen nicht dem von StarOffice definierten Erscheinungsbild entsprechen. Sie können Tabellendokumente und Tabellen in Textdokumenten auf verschiedene Arten mit einem neuen Layout versehen.

### Gestaltung von Tabellendokumenten

StarOffice bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Tabellen in nur wenigen Arbeitsschritten zu gestalten. Als Beispiel zeigen wir Ihnen hier drei Ansichten derselben Tabelle, die sich lediglich in ihren Formatierungen unterscheiden:

Hier sehen Sie eine Beispieltabelle ohne jede Formatierung, so wie sie sich Ihnen in der Standardvorgabe präsentiert.

Sie können eines der AutoFormate auf die Tabelle anwenden. Sie selbst müssen zur Bearbeitung dann nichts mehr beitragen.

Hier wurde die Beispieltabelle mit einigen Zellattributen im Dialog Format - Zelle formatiert. Zusätzlich wurde die Ansicht der Gitterlinien und Tabellenköpfe über Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht abgeschaltet und eine Grafikdatei über Format - Seite - Hintergrund als Hintergrundbild geladen.

| Mit dem Befehl Format - Seite - Hintergrund geladene Grafiken sind nur im Ausdruck oder in der Datei - Seitenansicht sichtbar. Soll das Hintergrundbild aber auch auf dem Bildschirm sichtbar sein, müssen Sie die Grafik mit Einfügen - Grafik - Aus Datei einfügen. Setzen Sie die Grafik dann mit dem Kontextmenübefehl Anordnung - In den Hintergrund hinter die Zellen.

Um diese Grafik im Hintergrund später wieder auszuwählen, nutzen Sie den Navigator.

#### Formatieren von Text in einem Tabellendokument

1. Wählen Sie den Text aus, den Sie formatieren wollen.

2. Wählen Sie in der Objektleiste des Tabellendokuments die gewünschten Textattribute. Sie können auch Format - Zelle wählen. Der Dialog Zellen formatieren wird geöffnet. Dort können Sie in dem Register Schrift verschiedene Textattribute wählen.

#### So formatieren Sie die Zahlendarstellung in einem Tabellendokument

1. Wählen Sie die Zellen aus, deren Zahlendarstellung Sie ändern wollen.

2. Zum Formatieren von Zahlen im Standardwährungsformat oder als Prozentwerte stehen Ihnen die Symbole in der Tabellenobjektleiste zur Verfügung.
   Für sonstige Formate wählen Sie Format - Zelle. Im Register Zahlen haben Sie die Möglichkeit, eines der vordefinierten Formate zu wählen oder ein eigenes zu definieren.

#### So formatieren Sie Ränder und Hintergrund für Zellen und Seite

- Es lassen sich beliebige Gruppen von Zellen formatieren. Hierzu wählen Sie zunächst die Zellen aus (für mehrere Zellen halten Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt) und aktivieren dann den Dialog Zellen formatieren über Format - Zelle. In diesem Dialog können Sie Attribute wie Schatten und Hintergründe bestimmen.

- Wollen Sie die ganze Druckseite formatieren, rufen Sie den Befehl Format - Seite auf. Sie können dann zum Beispiel Kopf- und Fußzeilen eingeben, die beim Ausdruck auf jeder Seite erscheinen.

## Zellen adressieren

Zellen können direkt anhand ihrer Zeilen- und Spaltenangabe angesprochen werden. Sie können absolute oder relative Verweise verwenden oder Zellbereiche mit eigenen Namen versehen.

### Adressen und Bezüge, absolut und relativ

#### Relative Adressierung

Mit A1 wird die Zelle in Spalte A und Zeile 1 adressiert. Einen Bereich von benachbarten Zellen sprechen Sie an, indem Sie die linke obere Ecke des Bereichs angeben, dann einen Doppelpunkt setzen, und schließlich die rechte untere Zelle des Bereichs nennen. Der quadratische Bereich der ersten vier Zellen in der Ecke links oben heißt demnach A1:B2.

Bei dieser Art der Adressierung eines Bereichs ist der Bezug auf A1:B2 ein relativer Bezug. Relativ bedeutet hierbei, dass der Bezug auf diesen Bereich angepaßt wird, wenn Sie die Formeln kopieren.

#### Absolute Adressierung

Im Gegensatz zur relativen Adressierung gibt es den absoluten Bezug, der auf folgende Weise geschrieben wird: $A$1:$B$2. Vor jeder Angabe, die absolut verwendet werden soll, steht also ein Dollarzeichen.

| StarOffice kann den aktuellen Bezug, in dem der Cursor in der Eingabezeile steht, von relativ nach absolut und zurück umschreiben, wenn Sie (Umschalt)(F4) drücken. Wenn Sie mit einer relativen Adresse wie A1 beginnen, gilt Folgendes: Beim ersten Tastendruck wird Zeile und Spalte auf absolut gesetzt ($A$1), beim nächsten Tastendruck nur die Zeile (A$1), dann nur die Spalte ($A1), dann wird der Bezug wieder in beiden Richtungen relativ (A1).

StarOffice Calc zeigt die Referenzen zu einer Formel an. Wenn Sie z. B. die Formel =SUMME(A1:C5;D15:D24) in einer Zelle anklicken, werden die beiden referenzierten Bereiche in der Tabelle farblich hervorgehoben. Zum Beispiel kann der Formelbestandteil "A1:C5" in blau zu sehen sein, und der fragliche Zellbereich ist im selben Blauton umrandet. Der nächste Formelbestandteil "D15:D24" kann in derselben Weise in rot markiert sein.

#### Wann relative, wann absolute Bezüge verwenden?

Was zeichnet einen relativen Bezug aus? Nun, stellen wir uns vor, Sie wollen in Zelle E1 die Summe der Zellen im Bereich A1:B2 berechnen lassen. Die Formel, die Sie in E1 eingeben, wäre also =SUMME(A1:B2). Nun entscheiden Sie sich aber später, vor der Spalte A noch eine neue Spalte einzufügen. Die Elemente, die Sie summieren wollen, stehen dann plötzlich in B1:C2, und die Formel steht nicht mehr in E1, sondern in F1. Sie müßten also nach dem Einfügen der neuen Spalte alle Formeln in der Tabelle - und eventuell in anderen Tabellen - kontrollieren und korrigieren.

Diese Arbeit nimmt Ihnen StarOffice aber glücklicherweise ab. Nachdem eine neue Spalte A eingefügt wurde, wird die Formel =SUM(A1:B2) automatisch aktualisiert. Sie lautet dann =SUM(B1:C2). Ebenso werden beim Einfügen einer neuen Zeile 1 die Zeilennummern automatisch aktualisiert. Wann immer ein referenzierter Bereich verschoben wird, korrigiert StarOffice absolute und relative Bezüge. Beachten Sie aber, dass beim Kopieren von Formeln ausschließlich die relativen Bezüge aktualisiert werden. Die absoluten Bezüge bleiben unverändert.

Absolute Bezüge werden für Berechnungen eingesetzt, die sich auf eine bestimmte Zelle in der Tabelle beziehen. Wird eine Formel mit einem Bezug auf exakt diese Zelle in eine Zelle unter der ursprünglichen Zelle kopiert, so wird auch der Bezug nach unten verschoben, sofern Sie die Zellenkoordinaten nicht als absolut definiert haben.

Außer beim Einfügen neuer Zeilen und Spalten können sich Bezüge auch ändern, wenn vorhandene Formeln mit Bezügen auf bestimmte Zellen in andere Tabellenbereiche kopiert werden. Gehen wir davon aus, Sie haben die Formel =SUMME(A1:A9) in Zeile 10 eingegeben. Wenn Sie auch die Summe der rechts benachbarten Spalte ermitteln möchten, kopieren Sie diese Formel einfach in die Zelle rechts neben dieser Zelle. Die Kopie der Formel in Spalte B wird automatisch in =SUMME(B1:B9) abgeändert.

Formeln lassen sich auf verschiedene Arten kopieren. Dies ist eine Methode:

1. Wählen Sie die Zelle aus, die die Formel enthält.

2. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren. Wahlweise können Sie auch die Tastenkombination (Strg)(C) zum Kopieren verwenden.

3. Wählen Sie die Zelle aus, in die die Formel kopiert werden soll.

4. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen, oder nutzen Sie hierfür die Tastenkombination (Strg)(V). Die Formel wird in der neuen Zelle korrekt angepaßt.

Wenn Sie eine Formel in mehrere Zellen kopieren möchten, empfiehlt sich diese einfache und schnelle Methode zum Kopieren in die benachbarten Zellbereiche:

1. Wählen Sie die Zelle aus, die die Formel enthält.

2. Klicken Sie rechts unten in den hervorgehobenen Rahmen, der die Zelle umgibt, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger wird zu einem Fadenkreuz.

3. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste nach unten oder nach rechts über die Zellen, in die Sie die Formel kopieren möchten.

4. Lassen Sie die Maustaste los. Die Formel wird in die Zellen kopiert und automatisch korrekt angepaßt.

Sollen Werte und Texte nicht automatisch angepasst werden, dann halten Sie beim Ziehen per Maus die (Strg)-Taste gedrückt. Formeln werden immer angepasst.

### Adressierung durch Namen

Es empfiehlt sich, Zellbereiche zu benennen, damit die Bezüge auf Zellen und Bereiche in Formeln leicht erkannt werden können. Geben Sie beispielsweise dem Bereich A1:B2 den Namen Start. Sie können dann etwa die Formel "=SUMME(Start)" eingeben. Selbst wenn Sie Zeilen oder Spalten einfügen oder löschen, ordnet StarOffice die benannten Bereiche stets richtig zu. Bereichsnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten.

Wenn Sie zum Beispiel eine Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer entwickelt haben, so ist es sicher besser lesbar, wenn Sie "= Betrag * Steuersatz" schreiben können, anstatt zum Beispiel "= A5 * B12". Hier hätten Sie der Zelle A5 den Namen "Betrag" gegeben und der Zelle B12 den Namen "Steuersatz".

Die Namen für Bereiche legen Sie fest, indem Sie den gewünschten Bereich auswählen und dann den Befehl Einfügen - Namen - Festlegen aufrufen (am schnellsten durch die Tastenkombination (Strg)(F3)). Geben Sie den Namen für den ersten Bereich ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Im Dialog können Sie auch weitere Namen festlegen, indem Sie zuerst den Namen im Textfeld eingeben und dann in der Tabelle die Zellen auswählen, die diesen Namen erhalten sollen. Nutzen Sie den Dialog Namen festlegen auch dazu, um Formeln oder Teile von Formeln, die Sie immer wieder benötigen, mit einem Namen festzulegen. Schließen Sie den Dialog mit OK.

### Name als Adressierung erkennen

Vorausgesetzt, Sie haben die Zeilen- und Spaltenkoordinaten eingegeben, ordnet StarOffice Namen und Bereiche automatisch einander zu. Siehe die folgende Abbildung:

Die automatische Formelerkennung ermöglicht zum Beispiel Folgendes: Sie Geben die Formel =SUMME(Juli) in Zelle B8 ein. Diese Formel kopieren Sie nach rechts. In Zelle C8 wird die Formel dann automatisch zu =SUMME(August), in Zelle D8 zu =SUMME(September) usw. Diese Funktion lässt sich auch auf senkrechte Berechnungen anwenden. Geben Sie versuchshalber die Formel =SUMME(London) in Zelle E4 ein. Der Eintrag für New York ist ein Sonderfall. Da der Name ein Leerzeichen enthält, muss er in einfache Anführungszeichen gesetzt werden: =SUMME('New York').

Mit Formeln funktioniert die automatische Erkennung nicht. Es ist nicht möglich, =SUMME(summe) in Zelle E8 einzugeben. Stattdessen müssen Sie =SUMME(B8:D8) oder =SUMME(E3:E6) eingeben. Letztere wird auch automatisch eingegeben, wenn Sie den Cursor in Zelle E8 setzen und auf das Symbol Summe in der Rechenleiste klicken.

Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Sie können sie aber auch ausschalten. Wählen Sie hierzu Extras - Optionen - Tabellendokument - Berechnen, und entfernen Sie das Häkchen aus dem Markierfeld Spalten-/Zeilenbeschriftungen automatisch suchen.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Namen mit Einfügen - Namen - Beschriftungen selbst zu bestimmen.

| Damit Namen automatisch als Bezeichner erkannt werden, müssen sie aus alphanumerischen Zeichen bestehen, das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein. Wollen Sie auch nicht-alphanumerische Zeichen verwenden, einschließlich Leerzeichen, so müssen Sie den Namen in einfache Anführungszeichen (') einschließen. Kommt im Namen ein einfaches Anführungszeichen vor, wie etwa in Jan '97, so muss vor diesem Zeichen ein Rückstrich (Jan \'97) stehen. Diese Art der Referenzierung ist nicht abwärts kompatibel zu früheren Versionen von StarOffice.

StarOffice kann Bereiche aus zusammengehörigen Zellen automatisch erkennen. Um zu sehen, aus welchen Zellen ein bestimmter Bereich besteht, klicken Sie in den Bereich und drücken dann die Strg-Taste sowie die Taste * aus dem Ziffernblock. Der entsprechende Bereich wird hervorgehoben.

### Nur sichtbare Zellen kopieren

Sie haben aus einem Bereich von Zellen einige Zeilen oder Spalten ausgeblendet. Sie möchten nur die jetzt noch sichtbaren Zellen an eine andere Stelle kopieren.

StarOffice verhält sich unterschiedlich, je nach dem, auf welche Weise Sie die nicht mehr sichtbaren Zellen ausgeblendet haben und was Sie damit vorhaben.

Methode und Wirkung | Ergebnis
--- | ---
Zellen wurden durch AutoFilter, Standard- oder Spezialfilter gefiltert. Kopieren Sie die sichtbaren Zellen entweder per Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage, mit der mittleren Maustaste oder per Ziehen und Ablegen mit gedrückter Strg-Taste. | Nur die noch sichtbaren Zellen werden kopiert.
Zellen wurden durch AutoFilter, Standard- oder Spezialfilter gefiltert. Verschieben Sie die sichtbaren Zellen per Ausschneiden und Einfügen über die Zwischenablage oder per Ziehen und Ablegen ohne eine zusätzliche Taste. | Alle Zellen, auch die ausgeblendeten, werden verschoben.
Durch den Befehl Ausblenden im Kontextmenü der Zeilen- oder Spaltenköpfe oder durch eine Gliederung wurden Zellen ausgeblendet. Sie kopieren oder verschieben die sichtbaren Zellen. | Alle Zellen, auch die ausgeblendeten, werden kopiert oder verschoben.

## Anwenden von Bezügen in Formeln

Bisher haben Sie Formeln mit Werten, absoluten und relativen Verweisen sowie Verweisen auf benannte Bereiche kennen gelernt. Außerdem haben wir an einigen Stellen den Funktionsautopiloten erwähnt. Es folgt nun ein Beispiel, wie Sie mithilfe des Funktionsautopiloten Verweise in Formeln einfügen können.

Betrachten Sie wieder das Beispiel aus dem letzten Abschnitt. Wir möchten jetzt die Mittelwerte der Monatsumsätze berechnen und rufen dazu am besten den Funktionsautopiloten auf:

1. | Setzen Sie den Cursor zum Beispiel in Zelle B8. Rufen Sie den Funktionsautopiloten auf, indem Sie auf das gleichnamige Symbol in der Rechenleiste klicken.
2. | Wählen Sie die Funktion MITTELWERT.
3. | Klicken Sie im Funktionsautopiloten auf Weiter. Es erscheint in der rechten Hälfte des Funktionsautopiloten ein anderer Eingabebereich, in dem Sie die Argumente der Funktion eingeben können.
4. | Klicken Sie in das Eingabefeld, in diesem Fall "Zahl 1". Geben Sie entweder "B3:B6" oder "Januar" ein oder wählen Sie den entsprechenden Tabellenbereich mit der Maus aus. Klicken Sie hierzu in die Anfangszelle B3, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger bis zur Zelle B6.
| Während Sie den gewünschten Bereich mit der Maus markieren, wird der Autopilot-Dialog automatisch minimiert, sodass nur das aktive Eingabefeld sichtbar ist. Sie können den Dialog auch von Hand verkleinern oder vergrößern, indem Sie die Schaltfläche Verkleinern/Vergrößern rechts neben dem Eingabefeld anklicken.
5. | Klicken Sie auf OK, um den Autopiloten zu schließen. Die Formel wird berechnet und das Endergebnis erscheint in der Zelle B8.

### Bezüge auf andere Tabellen und URLs

Sie können in einer Tabellenzelle einen Bezug auf eine Zelle einer anderen Tabelle sichtbar machen.

1. Öffnen Sie ein neues leeres Tabellendokument.

2. Geben Sie beispielsweise die folgende Formel in Zelle A1 in Tabelle1 ein:

   =Tabelle2.A1

3. Klicken Sie auf das Register Tabelle 2 am unteren Rand des Tabellendokuments. Setzen Sie dort den Cursor in Zelle A1, und geben Sie einen Text oder eine Zahl ein.

4. Wenn Sie nach Tabelle1 zurück wechseln, sehen Sie dort in Zelle A1 denselben Inhalt. Wenn sich der Inhalt von Tabelle2.A1 ändert, ändert sich der Inhalt von Tabelle1.A1.

Ebenso kann eine Referenz auf eine Zelle eines anderen Dokuments eingebunden werden. Öffnen Sie ein weiteres Tabellendokument. Das aktuelle Tabellendokument müssen Sie bereits als Datei abgespeichert haben.

1. Wenn Sie die Beispiele mit installiert haben, können Sie z. B. über den Befehl Datei - Öffnen das Dokument Kino1 aus den Tabellen-Beispielen öffnen.

2. Wechseln Sie wieder in das ursprüngliche Tabellendokument. Setzen Sie den Mauszeiger in eine leere Zelle, und geben Sie ein Gleichheitszeichen als Signal für den Beginn einer Formel ein.

3. Wechseln Sie nun zum gerade geladenen Dokument Kino1. Klicken Sie dort in Zelle C3.

4. Wechseln Sie wieder in das ursprüngliche Tabellendokument. In der Rechenzeile wird nun der von StarOffice Calc automatisch in die Formel eingefügte Bezug angezeigt. Wenn Sie das oben genannte Beispiel verwendet haben, sieht die Rechenzeile nun wie folgt aus:

   ='file:///C:/{installpath}/share/samples/german/spreadsheets/Kino1.sxc'#$Kinobesuche.C3

5. Bestätigen Sie die Formel durch Anklicken des grünen Häkchens.

   Ein Bezug auf eine Zelle in einem anderen Dokument besteht aus dem in einfachen Hochkommata eingeschlossenen Namen des anderen Dokuments, einer Raute (#), dem Namen der Tabelle im anderen Dokument, einem Punkt und dem Namen der Zelle. Dem Tabellennamen wird automatisch ein Dollarzeichen vorangestellt, das die absolute Adressierung kennzeichnet.

Beachten Sie, dass der Name des anderen Dokuments in dieser Formel in Form einer URL dargestellt ist. Das bedeutet, dass Sie auch URLs aus dem Internet eingeben können. Nehmen wir an, Sie haben eine Internetseite mit aktuellen Börseninformationen in Form von Tabellenzellen gefunden und möchten diese Seite in StarOffice Calc einladen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie in einem StarOffice Calc-Dokument den Cursor in die Zelle, ab der Sie die externen Daten einfügen wollen.

2. Rufen Sie den Menübefehl Einfügen - Externe Daten auf. Sie sehen den Dialog Externe Daten.

3. Geben Sie im Dialog den URL des Dokuments oder der Webseite ein. Nutzen Sie folgende vollständige URL-Schreibweise: (fiktives Beispiel) http://www.meine-bank.com/tabelle.html. Einen Dateinamen aus dem lokalen oder Netzwerk-Dateisystem können Sie auch in der gewohnten Weise, wie in einem Datei-öffnen-Dialog, eingeben.

   StarOffice lädt die Webseite oder Datei "im Hintergrund" ein, d. h. ohne sie anzuzeigen. Im großen Listenfeld des Dialogs Externe Daten sind die Namen aller Tabellen oder benannten Bereiche aufgeführt, die zur Auswahl stehen.

4. Wählen Sie Tabellen oder benannte Bereiche aus. Sie können auch die automatische Aktualisierungsfunktion mit einem gewünschten Intervall aktivieren und auf OK klicken.

   Die Inhalte werden als Verknüpfung in das StarOffice Calc-Dokument eingefügt.

5. Speichern Sie Ihr Tabellendokument. Wenn Sie es später wieder öffnen, wird StarOffice Calc den Inhalt der verknüpften Zellen nach einer Nachfrage aktualisieren.

6. Sie können die Aktualisierung beim Öffnen unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Allgemein wahlweise immer, auf Nachfrage oder nie automatisch durchführen lassen. Manuell kann die Aktualisierung im Dialog Bearbeiten - Verknüpfungen ausgelöst werden.

## Diagramm verwenden

Daten aus Tabellendokumenten lassen sich grafisch in einem Diagramm darstellen. Sie können aus einer Vielzahl von Diagrammtypen einen zur Struktur Ihrer Daten passenden Typ auswählen.

| 1. | Öffnen Sie ein Tabellendokument und schreiben Sie einige Daten mit Zeilen- und Spaltentiteln in eine Tabelle.
| 2. | Wählen Sie die Daten zusammen mit den Überschriften aus.
| 3. | Klicken Sie in der Abreißleiste Objekt einfügen in der Werkzeugleiste auf das Symbol Diagramm einfügen. Der Cursor wird zu einem Fadenkreuz mit begleitendem Diagrammsymbol.
| 4. | Ziehen Sie im Tabellendokument ein Auswahlrechteck auf, das den Ort und die Größe des Diagramms angibt. Beides lässt sich nachträglich noch ändern.
| 5. | Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird ein Dialog für weitere Eingaben angezeigt. Anderenfalls klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und erhalten ein Diagramm mit den Standardeinstellungen.

Wir zeigen Ihnen hier ein Beispiel (Dokument Kino1.sxc im Beispiele-Ordner), in dem Sie die Anzahl der Kinobesuche verschiedener Altersgruppen für unterschiedliche Städte sehen.

Wenn Sie statt der Altersgruppen lieber die Städte auf der horizontalen Achse sehen möchten, können Sie das Diagramm nachträglich "kippen": Solange das Diagramm noch ausgewählt ist, finden Sie in der Werkzeugleiste das Symbol Daten in Spalten. Klicken Sie es an!

Weitere Änderungen an den einzelnen Elementen des Diagramms sind nach Belieben möglich. Sie können entweder die einzelnen Teile des Diagramms doppelt anklicken, oder Sie rufen bei ausgewähltem Diagramm die einzelnen Funktionen im Menü Format auf. Wenn Sie zum Beispiel auf die Farbvorschau in der Legende doppelklicken, können Sie automatisch alle zugehörigen Datenpunkte neu formatieren. Klicken Sie hingegen auf den Hintergrund im Kasten der Legende, formatieren Sie damit eben diesen Hintergrund der Legende.

Haben Sie das Diagramm aus den Daten einer StarOffice Calc-Tabelle erstellt, so werden in der Tabelle die Datenreihen hervorgehoben, die Sie im Diagramm anklicken.

| Nehmen wir an, Sie haben das Diagramm in Ihrem StarOffice Calc-Tabellendokument in den Hintergrund gestellt und möchten es nun zur weiteren Bearbeitung auswählen.
| Öffnen Sie die Abreißleiste Zeichenfunktionen anzeigen, und wählen Sie das erste Werkzeug, den Auswahl-Pfeil. Nun können Sie auf das Diagramm klicken, um es auszuwählen.

Es ist möglich, in einem Diagramm in StarOffice Calc eine Datenreihe nach vorne oder hinten zu verschieben. So können Sie die Reihen in einer Weise anordnen, dass die niedrigsten 3D-Darstellungen am weitesten vorn stehen und die höheren weiter hinten. Zum Ändern der Anordnung im Diagramm dient ein Befehl im Kontextmenü einer Datenreihe bzw. unter Format - Anordnung. Die Ausgangsdaten in der StarOffice Calc-Tabelle werden dabei nicht umgeordnet.

- Wenn Sie ein Diagramm über die Abreißleiste Einfügen - Diagramm einfügen in ein Präsentations- oder Zeichnungs-Dokument einfügen, wird es mit einem Satz von Beispieldaten angezeigt. Wollen Sie ein Diagramm in ein Tabellendokument einfügen, müssen Sie in der Tabelle die Zellen auswählen, deren Werte im Diagramm angezeigt werden sollen.

- Auch in ein StarOffice Writer-Dokument können Sie ein Diagramm einfügen, das aus den Daten einer StarOffice Writer-Tabelle gewonnen wird. Haben Sie keine Daten in einer StarOffice Writer-Tabelle ausgewählt, fügt der Menübefehl Einfügen - Objekt - Diagramm auch im StarOffice Writer ein Diagramm mit Beispieldaten ein.

- Sie können die Werte eines Diagramms mit Beispieldaten ändern, indem Sie das Diagramm doppelt anklicken und dann den Befehl Bearbeiten - Diagrammdaten wählen. Wollen Sie die Werte eines Diagramms, das aus ausgewählten Daten gewonnen wurde, ändern, müssen Sie die Werte in den Zellen der Tabelle ändern. Handelt es sich um ein Diagramm in einem Textdokument, drücken Sie zum Aktualisieren des Diagramms (F9).

- Eine einfache Methode zum Ändern der Zahlen in einem Diagramm ist das Drag&Drop, also das Ziehen und Ablegen: Wählen Sie einen beliebigen Zellbereich in der Tabelle aus, ziehen Sie ihn in das Diagramm und legen Sie ihn dort ab. Das Diagramm wird um die neuen Werte aktualisiert.

- Die Möglichkeit zum Ändern der Diagrammdaten haben Sie auch, wenn Sie ein Diagramm z. B. aus einen StarOffice Calc-Dokument in ein StarOffice Writer-Dokument kopiert haben und es nun im StarOffice Writer-Dokument doppelt anklicken. Sie bearbeiten dann allerdings nur eine Kopie, die keine Verbindung mehr zu den ursprünglichen Werten in der Tabelle hat.

Sie können nachträglich den Typ des Diagramms ändern. Im Dialog, den Sie nach Doppelklick auf das Diagramm und Aufruf von Format - Diagrammtyp sehen, stehen die unterschiedlichen Typen zur Auswahl bereit.

Experimentieren Sie ein wenig mit den verschiedenen Optionen im Dialog Diagrammtyp. Dabei können Sie auch zwischen 2D- und 3D-Darstellungen umschalten. Der Diagrammtyp Säulen bietet eine Auswahl an Verbunddiagrammen, die sowohl Linien als auch Säulen enthalten.

- Die dreidimensionalen Darstellungen ermöglichen besondere Effekte. Sie können bei 3D-Diagrammen sogar die Richtung der Beleuchtung, das Umgebungslicht und Farbfilter einstellen.

- 3D-Diagramme können Sie interaktiv per Maus drehen und kippen, um sie optimal auszurichten.

- XY-Diagramme lassen sich über den Befehl Einfügen - Statistik mit statistischen Kennwerten versehen. Denkbar ist beispielsweise die Standardabweichung, die Einzeichnung einer Regressionskurve und mehr. Auch eine einfache oder doppelt logarithmische Darstellung der Achsen kann hier eingestellt werden.

- In Liniendiagrammen können Sie mit verschiedenen Symbolen arbeiten, die Sie wahlweise automatisch von StarOffice einsetzen lassen oder die Sie aus Grafikdateien oder der Gallery aussuchen.

##### Öffnen binärer StarOffice Chart-Dateien

Binäre Chart-Dateien, die in einer älteren Version von StarOffice gespeichert wurden, können in einem speziellen schreibgeschützten Modus geöffnet werden. Doppelklicken Sie auf die Datei im Dateimanager oder geben Sie in den entsprechenden Dialog ihren vollständigen Namen einschließlich der Dateinamenserweiterung .sds ein. Das Diagramm wird angezeigt und kann ausgedruckt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die Diagrammdaten einer StarOffice Chart-.sds-Datei auslesen oder bearbeiten möchten:

1. Öffnen Sie ein StarOffice Calc-Dokument.

2. Wählen Sie Einfügen - Objekt - OLE-Objekt.

3. Klicken Sie in dem Dialog auf Aus Datei erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, und wählen Sie die gewünschte .sds-Datei. Das Diagramm wird eingefügt und ausgewählt.

4. Wenn Sie dann in der Werkzeugleiste auf Diagrammdaten klicken, lassen sich die Diagrammdaten auslesen oder bearbeiten.

Wählen Sie im Diagramm durch Anklicken einzelne Datenreihen oder Datenpunkte aus, finden Sie in deren Kontextmenü viele Optionen zum Formatieren der Ansicht.

### Diagrammtitel bearbeiten

Titel in einem Diagramm bearbeiten

1. Klicken Sie doppelt auf das Diagramm.

   Das Diagramm erhält graue Ränder und die Menüleiste zeigt jetzt Befehle zum Bearbeiten der Objekte im Diagramm.

2. Klicken Sie doppelt auf den Standard-Titeltext. Der Text erhält einen grauen Rand, und Sie können ihn jetzt ändern. Mit der Eingabetaste erzeugen Sie eine neue Zeile.

3. Klicken Sie nicht doppelt sondern einfach auf den Titel, können Sie ihn mit der Maus verschieben.

4. Zum Ändern des Formats des Haupttitels wählen Sie den Befehl Format - Titel - Haupttitel. Sie sehen den Dialog Titel.

5. Wechseln Sie zum gewünschten Register und ändern Sie die Werte.

6. Klicken Sie auf OK. In Ihrem Dokument klicken Sie außerhalb des Diagramms, um den Bearbeitungsmodus des Diagramms zu beenden.

### Diagrammlegende bearbeiten

Legende in einem Diagramm bearbeiten

1. Klicken Sie doppelt auf das Diagramm.

   Das Diagramm erhält graue Ränder und die Menüleiste zeigt jetzt Befehle zum Bearbeiten der Objekte im Diagramm.

2. Wählen Sie den Befehl Format - Legende oder klicken Sie doppelt auf die Legende. Sie sehen den Dialog Legende.

3. Wechseln Sie z. B. zum Register Fläche, wenn Sie den Hintergrund der Legende ändern wollen. Wählen Sie im Kombinationsfeld den Eintrag Farbverlauf. Wählen Sie einen Farbverlauf aus der Liste aus.

| Zum Auswählen der Legende klicken Sie zuerst doppelt auf das Diagramm (siehe Schritt 1), dann klicken Sie auf die Legende. Die Legende kann nun per Maus innerhalb des Diagramms verschoben werden. Wenn Sie die Legende über ein anderes Objekt des Diagramms verschoben haben, können Sie ihren Eigenschaftendialog nicht mehr per Doppelklick aufrufen. Zum Aufrufen des Eigenschaftendialogs nutzen Sie entweder das Menü Format oder klicken Sie einmal auf die Legende, dann rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Befehl Objekteigenschaften. Dies gilt entsprechend für alle anderen Objekte des Diagramms.

### Diagrammbalken mit Textur versehen

Ordnen Sie einem Balkentyp eine Bitmap zu (anstelle von z. B. einer Vollfarbe):

1. Mit einem Doppelklick auf dem Diagramm wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.

2. Klicken Sie den entsprechenden Balken doppelt an (alle Balken dieser Farbe sind nun selektiert).

3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Objekteigenschaften, dann das Register Fläche.

4. Klicken Sie auf Bitmap. In dem Listenfeld können Sie nun eine Bitmap als Textur für diese Balken auswählen. Mit Klick auf OK übernehmen Sie die Einstellung.

### Diagrammachse bearbeiten

Achsen eines Diagramms verändern

1. Klicken Sie doppelt auf das Diagramm.

   Das Diagramm erhält graue Ränder und die Menüleiste zeigt jetzt Befehle zum Bearbeiten der Objekte im Diagramm.

2. Wählen Sie Format - Achse, dann wählen Sie die Achse(n), die Sie ändern wollen. Sie sehen den entsprechenden Dialog.

3. Ändern Sie die Werte, wechseln Sie z. B. zum Register Skalierung, wenn Sie die Skala der Achse ändern wollen.

4. Klicken Sie auf OK. In Ihrem Dokument klicken Sie außerhalb des Diagramms, um den Bearbeitungsmodus des Diagramms zu beenden.

## Datenbankfunktionen in StarOffice Calc

StarOffice Calc-Tabellendokumente bieten Ihnen auch die Möglichkeit, aus mehreren Feldern bestehende Datensätze zu verwalten, wie sie in Datenbanken vorkommen. Stellen Sie sich jede Zeile des StarOffice-Tabellendokuments als Datensatz vor, dessen Felder in Spalten organisiert sind. Die StarOffice Calc-Datenbank lässt sich zum Beispiel nach Zeilen sortieren oder gruppieren und nach Schlüsselwörtern durchsuchen. Natürlich können Sie auch Summenwerte berechnen.

| Die Datenbankbereiche in StarOffice Calc-Tabellendokumenten haben nichts mit den Datenbanken und Tabellen zu tun, die Sie unter Extras - Datenquellen aufrufen und im Datenquellen-Browser (F4) bearbeiten.

- In StarOffice Calc arbeiten Sie mit Tabellendokumenten, die mehrere Tabellen enthalten können. Sie können mehrere benachbarte Zeilen in einem Tabellendokument zu einem Datenbankbereich kombinieren, um sie zum Beispiel gemeinsam zu sortieren. Darüber hinaus können Sie auch externe Dateien (z. B. im dBase-Format) in ein StarOffice Calc-Tabellendokument importieren. Im StarOffice Calc-Tabellendokument werden die Datensätze aus der dBase-Datei dann zu Zeilen und die Datenfelder zu Spalten.

- Im Datenquellen-Browser hingegen werden zum Beispiel dBase-Dateien (oder andere Datenquellen) direkt bearbeitet und SQL-Abfragen durchgeführt.

### Definieren von Datenbankbereichen

StarOffice Calc-Tabellendokumente bieten Ihnen auch die Möglichkeit, aus mehreren Feldern bestehende Datensätze zu verwalten, wie sie in Datenbanken vorkommen. Ein Datenbankbereich besteht aus den zu diesem Zweck ausgewählten Datensätzen. Stellen Sie sich jede Zeile eines Tabellendokuments als Datensatz vor, dessen Felder in Spalten organisiert sind. Die Datensätze lassen sich nach Zeilen sortieren oder gruppieren, nach Schlüsselwörtern durchsuchen und natürlich berechnen.

| Die Datenbankbereiche in StarOffice Calc-Tabellendokumenten haben nichts mit den Datenbanken und Tabellendokumenten zu tun, die Sie unter Extras - Datenquellen aufrufen und im Datenquellen-Browser bearbeiten. Im Datenquellen-Browser werden dBase-Dateien (oder andere Datenquellen) direkt bearbeitet und SQL-Abfragen durchgeführt.

1. Geben Sie den als Datenbankbereich zu definierenden Bereich an, indem Sie Daten - Bereich festlegen wählen.

2. Geben Sie einen Namen für den Bereich ein, und klicken Sie auf Zusätze.

3. Aktivieren Sie unbedingt die Option enthält Spaltenbeschriftungen, damit die erste Zeile ordnungsgemäß berücksichtigt wird. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen.

Der ausgewählte Bereich ist nun als Datenbankbereich definiert. Jetzt können Sortierlisten und Filter, die Sie für den Datenbankbereich erstellt haben, aktualisiert werden.

### Sortieren von Datenbankbereichen

Wählen Sie einen Zellbereich aus und definieren Sie ihn als Datenbankbereich, indem Sie Daten - Bereich festlegen wählen.

Setzen Sie den Cursor in den Datenbankbereich und rufen Sie den Dialog Daten - Sortieren auf. Dort wählen Sie die zu sortierende Spalte, z. B. "Betrag", als Sortierkriterium und drücken auf OK.

Sie können bis zu zwei weitere, der Reihe nach anzuwendende Sortierkriterien festlegen. So lassen sich zum Beispiel Ausgaben zuerst nach Datum, dann, bei gleichem Datum, nach Artikel und bei gleichem Datum und Artikel schließlich nach Betrag sortieren.

### Filtern von Datenbankbereichen

Nutzen Sie die Filterfunktion, wenn Sie bestimmte Datensätze aus einem Tabellendokument herausfiltern möchten, um sie dann zu bearbeiten. Dabei können Sie entweder mit einem Dialog arbeiten, in dem Sie die Kriterien exakt festlegen (auch Bereiche lassen sich hier angeben), oder mit der AutoFilter-Funktion, die immer dann eingesetzt werden kann, wenn Sie Daten nach bestimmten Werten oder Text filtern möchten.

Nehmen wir an, es sollen nur die Datensätze einer Tabelle angezeigt werden, die nach dem 1.2.2000 erstellt wurden und einen Betrag von über 100 Währungseinheiten aufweisen.

- Setzen Sie den Cursor in den Datenbankbereich und rufen Sie Daten - Filter - Standardfilter auf. Geben Sie folgendes ein: Datum > 2.1.2000 UND Betrag > 100.

Wie Sie sehen, können Sie die vorhandenen Inhalte der Datenfelder komfortabel in den Kombinationsfeldern auswählen, aber Sie können ebenso gut auch den Betrag 100 direkt eingeben.

Wenn Sie auf OK klicken, sehen Sie nur noch die Datensätze, die alle Kriterien erfüllen. Setzen Sie die Ansicht wieder mit dem Menübefehl Daten-Filter-Filter entfernen zurück.

So zeigen Sie mithilfe der AutoFilter-Funktion nur die Datensätze mit einem bestimmten Inhalt an:

1. Setzen Sie den Cursor in den Datenbankbereich.

2. Klicken Sie auf das Symbol Automatischer Filter in der Werkzeugleiste. In den Spaltenköpfen der Datenbankbereiche sehen Sie nun kleine Schaltflächen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem gewünschten Feld, und wählen Sie ein Kriterium aus der Liste. Es werden nur die Datensätze angezeigt, die diesem Kriterium entsprechen.

Um wieder die normale Ansicht herzustellen, klicken Sie in der Werkzeugleiste erneut auf das Symbol Automatischer Filter.

### Datenbankbereich gruppieren und Zwischensummen berechnen

Wenn Sie die Beispieldaten erweitern und verwenden möchten, bietet es sich auch an, sie in Gruppen aufzuteilen und die Teil- und Gesamtergebnisse anzuzeigen. Dies ist in wenigen Schritten möglich:

1. Setzen Sie den Cursor in den Datenbankbereich.

2. Rufen Sie den Befehl Daten - Teilergebnisse auf. Sie sehen den Dialog Teilergebnisse.

3. Geben Sie die gewünschten Optionen zur Berechnung der Zwischensummen ein: Teilergebnisse gruppieren nach "Datum" (das heißt, sobald ein neues Datum beginnt, wird ein neues Teilergebnis berechnet) und berechnen für "Betrag" mit der Berechnungsvorschrift "Summe" (also die Beträge der Teilergebnisse summieren).

Sobald Sie die Eingabetaste drücken oder auf OK klicken, sehen Sie die Auswirkungen: Sie erhalten eine Vollansicht der nach Teilergebnissen gruppierten Tabelle. Für jede Gruppe von gleichen Datumseinträgen wird eine Zwischensumme berechnet, zusätzlich steht unten eine Gesamtsumme.

Beachten Sie die Steuerelemente links von den Zeilenköpfen. Dort können Sie noch einmal sehen, welche Datensätze (= Zeilen) zusammengefaßt wurden. Klicken Sie auf ein Minuszeichen, so wird der zugehörige Inhalt zusammengeklappt, sodass Sie nur noch die zusammenfassende Ergebniszeile sehen. Am einfachsten können Sie die Struktur aber durch die kleinen Ziffern am oberen Rand des Gruppierungsbereichs kontrollieren. Klicken Sie auf die kleine 1, so sehen Sie nur die Gesamtsumme; die 2 enthüllt zusätzlich die Zwischensummen, und die 3 zeigt wieder alles an.

### Daten aus einer Datenquelle in ein Tabellendokument übernehmen

Sie können beliebige Tabellen aus dem Datenquellen-Browser in Ihr StarOffice Calc-Tabellendokument übertragen.

Für den Datentransfer gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Sie können eine Datenbankdatei im dBase- oder Textformat direkt über den Dialog Datei - Öffnen öffnen und so die gesamte Datenbanktabelle in ein Calc-Tabellendokument übertragen. Alternativ dazu können Sie die Daten aber auch per Drag&Drop übertragen.

#### Öffnen einer Datenbankdatei in StarOffice Calc

Sie können eine Datei im dBase- oder Textformat als StarOffice Calc-Tabellendokument öffnen.

1. | Wählen Sie den Befehl Datei - Öffnen...
2. | Im Dialog wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich die Datenbankdatei befindet. Geben Sie den Namen der Datei ein, oder wählen Sie unter Dateityp z. B. den Typ "dBase" und klicken Sie den Namen an. Klicken Sie auf Öffnen. Wollen Sie ein Textdokument öffnen, wählen Sie den Dateityp "Text CSV".
3. | Beim Import aus dem dBase-Format sehen Sie einen Dialog, in dem Sie den Zeichensatz der Datei auswählen können.
4. | Nachdem Sie diesen Dialog mit OK bestätigt haben, wird die Datenbankdatei im StarOffice Calc-Tabellendokument geöffnet.

Die erste Zeile enthält Angaben zu Typ und Länge der einzelnen Datenfelder. Diese Informationen sind in der Datei als dBase-Header enthalten.

Bevor wir mit den Daten in der Tabelle arbeiten, wollen wir noch die zweite Methode kennenlernen, um aus der Datenquellenansicht ausgewählte Datensätze in die StarOffice Calc-Tabelle zu übernehmen.

#### Kopieren per Drag&Drop in die Tabelle

Diese Methode funktioniert mit allen Formaten. Sie haben hierbei die Wahl, ob Sie alle oder nur ausgewählte Datensätze in das Tabellendokument übertragen möchten. Um diese Methode zu nutzen, müssen Sie zuerst die Datenquelle in StarOffice registrieren.

1. Wählen Sie den Befehl Extras - Datenquellen.

2. Sie sehen den Dialog Datenquellen verwalten. Klicken Sie auf Neue Datenquelle.

3. Wählen Sie im Feld Datenbanktyp die Option "dBase", um eine dBase-Datenbank zu registrieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche ... und wählen Sie den Ordner aus, der die Datenbankdateien im Format .dbf enthält. Klicken Sie auf OK.

4. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, der für die Datenquelle angezeigt werden soll.

5. Klicken Sie auf Übernehmen. Klicken Sie auf das Register Tabellen. Kreuzen Sie die Tabellennamen an, die Sie in der Datenquellenansicht sehen möchten. Klicken Sie auf OK.

6. Drücken Sie F4, um den Datenquellen-Browser zu öffnen.

7. Öffnen Sie die Ansicht der in der Datenbank enthaltenen Tabellen durch Anklicken des Pluszeichens links neben "Tabellen". In einer dBase-Datenbank ist jede *.dbf-Datei im Verzeichnis eine eigene Tabelle.

8. Klicken Sie auf den Namen der Tabelle. Die Datensätze werden in der Datenquellenansicht angezeigt.

Sie können diese Datensätze auswählen und in das aktuelle Tabellendokument einfügen.

1. Um einen Datensatz zur Übertragung in das Tabellendokument manuell auszuwählen, klicken Sie auf den Zeilenkopf des Datensatzes (das graue Feld ohne Text am linken Rand). Einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen können Sie auswählen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und den ersten sowie den letzten Zeilenkopf des Bereichs anklicken. Um die gewünschten Datensätze einzeln auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken die Zeilenköpfe einzeln an.

2. Ziehen Sie die ausgewählten Datensätze auf die Zeilenköpfe in der StarOffice Calc-Tabelle, in die Sie die Datensätze einfügen möchten. Lassen Sie dort die Maustaste los.

Wenn Sie automatisch nur bestimmte Datensätze aus einer Datenbank in das Tabellendokument übertragen möchten, können Sie die Filter im Datenquellen-Browser verwenden.

1. Setzen Sie den Cursor in ein Datenfeld, das in allen gefilterten Datensätzen gleich sein soll. Wollen Sie zum Beispiel nur alle Datensätze filtern, die "Main Street" als Adresse haben, so setzen Sie den Cursor in ein Feld, in dem "Main Street" steht.

2. Klicken Sie dann auf das Symbol Autofilter.

3. Sie sehen jetzt nur noch die Datensätze, die genau den Text "Main Street" enthalten.

4. Wählen Sie die "Main Street"-Datensätze aus und ziehen Sie sie in das Tabellendokument. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger über der Zelle steht, in der das erste Feld erscheinen soll.

## Daten auswerten mit StarOffice Calc

StarOffice Calc bietet Ihnen verschiedene leistungsfähige Werkzeuge zur Datenauswertung. Mit dem Datenpilot können Sie beliebige Unterauswertungen Ihrer Daten erzeugen. Für die Analyse Ihrer Daten stehen Ihnen unter anderem Funktionen zur Konsolidierung und Zielwertsuche sowie Mehrfachoperationen zur Verfügung.

### Datenpilot

Der Datenpilot dient zum Kombinieren, Vergleichen und Analysieren großer Datenmengen. Er ermöglicht es, unterschiedliche Zusammenfassungen der Quelldaten sowie die Details zu bestimmten Bereichen anzuzeigen oder Berichte zu erstellen.

Mit der Funktion Datenpilot erzeugte Tabellen sind interaktiv. Die Daten können nach verschiedenen Aspekten angeordnet, umgeordnet oder zusammengefasst werden.

Betrachten wir als Beispiel eine Datenanalysetabelle mit den Verkaufszahlen Ihres Unternehmens für spezifische Produktgruppen, Filialen und Geschäftsjahre. Der Datenpilot hilft Ihnen, die Daten Ihres Interesses schnell aufzufinden.

### Datenpilottabelle erstellen

1. Markieren Sie den Datenbereich einer Tabelle zusammen mit den Zeilen- und Spaltenköpfen.

2. Rufen Sie den Befehl Daten - Datenpilot - Aufrufen auf. Sie sehen den Dialog Quelle auswählen. Wählen Sie die Option Aktuelle Selektion und bestätigen Sie mit OK. Im Dialog Datenpilot werden die Spaltenköpfe der Tabelle als Schaltfläche angezeigt, die Sie per Drag&Drop frei in den Layoutbereichen "Spalte", "Zeile" und "Daten" positionieren können.

3. Ziehen Sie die gewünschten Felder in einen der drei Bereiche. Das Feld wird dort abgelegt.

Wird die Schaltfläche im Bereich Daten abgelegt, so erhält sie eine Beschriftung, die auch die Formel zeigt, die zum Erstellen der Daten im Datenbereich verwendet wird.

- Durch einen Doppelklick auf eines der Felder im Bereich Daten erhalten Sie den Dialog Datenfeld.

Hier können Sie die für die Anzeige der Daten im Datenbereich verwendete Funktion wählen. Mit Mausklick bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste wählen Sie mehrere Funktionen.

- Sie können die Reihenfolge der abgelegten Schaltflächen jederzeit ändern, indem Sie sie mit der Maus innerhalb des Bereichs verschieben.

- Legen Sie eine Schaltfläche wieder zurück, indem Sie sie mit der Maus aus dem Bereich zu den anderen Schaltflächen hin verschieben.

- Wenn Sie eine der Schaltflächen im Bereich Zeile oder Spalte doppelt anklicken, sehen Sie den Dialog Datenfeld. Hier können Sie dann wählen, ob und welchem Umfang StarOffice Teilergebnisse errechnen und anzeigen soll.

Beenden Sie den Datenpiloten mit OK. In der Tabelle wird jetzt - in der Vorgabe unter dem markierten Bereich - eine Schaltfläche Filter eingefügt, zwei Zeilen tiefer die berechnete Datenpilot-Tabelle. Sie ist mit einer dicken Linie umrandet.

### Datenpilottabelle Ausgabebereich wählen

Klicken Sie im Dialog Datenpilot auf die Schaltfläche Zusätze. Der Dialog wird erweitert.

Im Listenfeld Ausgabe ab können Sie einen mit Namen versehenen Bereich wählen, in dem die Datenpilot-Tabelle erstellt werden soll. Wenn der gewünschte Ausgabebereich keinen Namen hat, geben Sie die Adresse der linken oberen Zelle des Bereichs im Feld rechts neben dem Listenfeld Ausgabe ab ein. Sie können auch mit der Maus auf die Zelle klicken, um ihre Adresse hier eintragen zu lassen.

Wenn Sie die Option Leerzeilen ignorieren markieren, werden Leerzeilen bei der Erstellung der Datenpilot-Tabelle nicht berücksichtigt.

Ist die Option Kategorieerkennung aktiviert, dann werden die Kategorien anhand ihrer Überschriften identifiziert und bei der Erstellung der Datenpilot-Tabelle entsprechend zugewiesen.

### Datenpilottabelle bearbeiten

Klicken Sie in der Tabelle, die der Datenpilot erzeugt hat, eine der Schaltflächen an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Am Mauszeiger wird ein besonderes Symbol angezeigt.

Durch Ziehen der Schaltfläche an eine andere Stelle in derselben Zeile lässt sich die Spaltenreihenfolge ändern. Indem Sie eine Schaltfläche in den Kopfzeilenbereich am linken Tabellenrand ziehen, können Sie eine Spalte in eine Zeile umformen.

Um eine Schaltfläche aus der Tabelle zu entfernen, ziehen Sie sie aus der Tabelle heraus. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger innerhalb des Tabellenblatts zu einem Verbotszeichen geworden ist. Die Schaltfläche ist damit gelöscht.

Zum Bearbeiten der Datenpilot-Tabelle klicken Sie auf eine Zelle innerhalb der Tabelle und öffnen das Kontextmenü. Das Kontextmenü enthält den Befehl Aufrufen, der den Dialog Datenpilot für die aktuelle Datenpilot-Tabelle öffnet.

| Durch einen doppelten Mausklick auf den Namen eines Tabellenelements werden die darunter verschachtelten Elemente ein- bzw. ausgeblendet.

### Datenpilottabelle filtern

Obwohl die Datenpilot-Tabelle in der Regel vom Anwender nach seinen Wünschen erstellt wird, kann es vorkommen, dass nicht alle Daten, die die Tabelle zur Verfügung stellt, von Interesse sind. In solchen Fällen verwendet man Filter, die anhand von bestimmten Bedingungen die entsprechenden Daten aus der vorhandenen Tabelle herausfiltern.

Um die Eingabemaske für die Filterbedingungen aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter der Datenpilot-Tabelle im Tabellenblatt. Alternativ öffnen Sie das Kontextmenü der Datenpilot-Tabelle und rufen den Befehl Filter auf. Sie sehen den Dialog Filter. Hier können Sie die Datenpilot-Tabelle filtern.

### Aktualisieren von Datenpilot-Tabellen

Wenn die Daten in der Quelltabelle geändert wurden, berechnet StarOffice die Datenpilot-Tabelle neu. Um die Tabellen neu zu berechnen, wählen Sie Daten - Datenpilot - Aktualisieren. Verfahren Sie ebenso nach dem Importieren einer Excel-Pivot-Tabelle in StarOffice Calc.

### Datenpilottabelle löschen

Um die Datenpilot-Tabelle zu löschen, markieren Sie eine beliebige Zelle der Auswertungstabelle, dann rufen Sie den Befehl Daten - Datenpilot - Löschen auf.

### Konsolidieren der Daten

Bei der Konsolidierung werden die Inhalte von Zellen aus verschiedenen Tabellen an einer Stelle zusammengeführt.

1. | Wechseln Sie in das Dokument, in dem die zu konsolidierenden Bereiche stehen.
2. | Rufen Sie den Dialog Daten - Konsolidieren auf. Sie sehen den Dialog Konsolidieren.
3. | Wählen Sie im Feld Quelldatenbereich einen Zellbereich, der mit anderen Bereichen zusammengeführt werden soll.
4. | Wenn der Bereich keinen Namen hat, klicken Sie in das Eingabefeld rechts neben dem Listenfeld Quelldatenbereich. Sie sehen dann dort einen blinkenden Textcursor. Geben Sie jetzt per Tastatur den Bezug des ersten Quelldatenbereichs ein, oder markieren Sie ihn per Maus in der Tabelle.
5. | Klicken Sie auf Hinzufügen, um den ausgewählten Bereich in das Feld Konsolidierungsbereiche zu übertragen.
6. | Wählen Sie jetzt durch eine der beschriebenen Methoden weitere Bereiche aus, und klicken Sie nach jedem Bereich auf Hinzufügen.
7. | Bestimmen Sie, wo das Ergebnis angezeigt wird. Wählen Sie hierzu im Feld Ergebnis ausgeben ab einen Zielbereich aus.
8. | Wenn der Zielbereich nicht benannt ist, klicken Sie in das Feld neben Ergebnis ausgeben ab und geben dort den Bezug für den Zielbereich ein. Sie können den Bereich aber auch mit der Maus auswählen oder den Cursor in die obere linke Zelle des Zielbereichs setzen.
9. | Wählen Sie im Feld Berechnungsvorschrift eine Funktion aus. Mit dieser Funktion bestimmen Sie, wie die Werte der Konsolidierungsbereiche miteinander verknüpft werden. Standardmäßig ist die Funktion "Summe" als Berechnungsvorschrift ausgewählt.
10. | Klicken Sie auf OK, um die Bereiche zu konsolidieren.

Wollen Sie keine von den Ausgangsbereichen unabhängige neue Tabelle erstellen, sondern eine Tabelle, in der die Verknüpfungen zu den Quellbereichen bestehen bleiben, oder wollen Sie Bereiche zusammenführen, in denen die Reihenfolge von Zeilen oder Spalten unterschiedlich ist, dann klicken Sie auf Zusätze. Der Dialog Konsolidieren wird erweitert.

1. Markieren Sie das Feld Mit Quelldaten verbinden. Jetzt werden im Zielbereich der Konsolidierung nicht die Ergebnisse der Berechnung als Werte abgelegt, sondern die Formeln, die zu diesen Ergebnissen geführt haben. Auf diese Weise wird eine nachträgliche Änderung in einem der Quellbereiche auch den zugehörigen Zielbereich ändern.

   Die zusammengehörenden Zellbezüge des Zielbereichs werden in aufeinanderfolgenden Zeilen eingetragen, diese Zeilen werden automatisch gegliedert und ausgeblendet, und nur das Endergebnis wird entsprechend der gewählten Berechnungsvorschrift in einer eingeblendeten Zeile angezeigt.

2. Wählen Sie unter Konsolidieren nach entweder Zeilenbeschriftungen oder Spaltenbeschriftungen aus, wenn die Zellen des Quelldatenbereichs nicht entsprechend ihrer Position im Zellbereich, sondern gemäß ihrer Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen zusammengeführt werden sollen.

   Für die Konsolidierung nach Zeilen- oder Spaltenbeschriftung müssen die Beschriftungen in den ausgewählten Quellbereichen enthalten sein.

| Damit die Zeilen und Spalten richtig zugeordnet werden können, muss der Beschriftungstext identisch sein. Wenn für eine Zeilen- oder Spaltenbeschriftung keine Übereinstimmung im Zielbereich vorhanden ist, wird sie als neue Zeile bzw. neue Spalte angehängt.

Die Daten der Konsolidierungs- und Zielbereiche werden gespeichert. Wenn Sie ein Dokument, in dem eine Konsolidierung definiert wurde, öffnen, stehen diese Daten wieder zur Verfügung.

### Zielwertsuche anwenden

Mithilfe der Zielwertsuche ermitteln Sie einen Wert, der als Teil einer Formel zu einem von Ihnen vorgegebenen Ergebnis der Formel führt. Sie definieren also die Formel mit mehreren festen Werten und einem variablen Wert und das Ergebnis der Formel.

Am besten lässt sich die Zielwertsuche an einem Beispiel verdeutlichen.

Zur Berechnung der jährlichen Zinsen erstellen Sie eine Tabelle, die aus den Werten für Kapital (K), der Anzahl der Jahre (i) und dem Zinssatz (p) das Ergebnis - den Zinsbetrag pro Jahr (Z) - ausgibt. Die Formel lautet wie folgt:

Z = K * i * p / 100

| Sie können die Formel auch anhand der Variablennamen in den Überschriftenzellen eingeben: = 'Kapital (C)' * 'Jahre (n)' * 'Zinssatz (i)' / 100 Die Namen müssen in der Formel genau so geschrieben werden wie in der Zelle und in einfache Anführungszeichen gesetzt werden.

In diesem Beispiel wird berechnet, dass bei einem angelegten Kapital von 150.000 Euro und einem Zinssatz von 7,5 % ein jährlicher Zinsertrag von 11.250 Euro anfällt (die Zellen werden nach der Berechnung formatiert).

#### Zielwertsuche starten

Es sei vorausgesetzt, dass der Zinssatz (7,5%) und die Anzahl der Jahre (1) nicht veränderbar sind. Gefragt ist, wie der Kapitaleinsatz verändert werden muss, um einen beliebigen Jahresertrag zu erzielen. Es soll errechnet werden, wie viel Kapital notwendig ist, wenn der Zinsertrag 15.000 € betragen soll.

1. Setzen Sie den Cursor in der Tabelle in das Feld E5. Rufen Sie den Menübefehl Extras - Zielwertsuche auf. Sie sehen den Dialog Zielwertsuche.

2. Im Feld Formelzelle ist bereits die richtige Zelle eingetragen.

3. Setzen Sie den Cursor im Dialog in das Feld variable Zelle. Zeigen Sie in der Tabelle auf die Zelle, deren Wert verändert wird, also A5, und klicken Sie.

4. Geben Sie das erwartete Ergebnis der Formel in das Textfeld Zielwert ein. In diesem Beispiel beträgt der Wert 15.000. Klicken Sie auf OK.

5. Sie sehen jetzt einen Dialog, der Ihnen mitteilt, dass die Zielwertsuche erfolgreich war. Das Ergebnis wird genannt, und Sie können es auf Wunsch übernehmen. Klicken Sie auf Ja. Das Ergebnis wird in A5 eingetragen.

### Mehrfachoperationen anwenden

#### Mehrfachoperationen in Spalten oder in Zeilen

Sind die Daten eines Datenbereichs in Spalten oder Zeilen angeordnet, wählen Sie zusammen mit dem Datenbereich die Zelle oder den Zellbereich daneben oder darunter als Zielbereich aus. In das Feld Spalte/Zeile geben Sie den Bezug auf die erste Zelle im Datenbereich ein. In das Feld Formel geben Sie den Bezug auf die Zelle mit der Formel für den Datenbereich ein.

##### Beispiele

Sie erzeugen Spielzeug mit einem Verkaufspreis von je 10 Euro. Die Produktionskosten pro Stück belaufen sich auf 2 Euro. Hinzu kommen fixe Kosten von 10.000 Euro pro Jahr. Wie hoch ist Ihr Jahresgewinn bei einer bestimmten Anzahl verkaufter Artikel?

Betrachten Sie folgende Tabelle:

| A | B | C | D | E | F
1 | Verkaufspreis | 10 |  | Jahresabsatz | Jahresgewinn |
2 | Einzelkosten | 2 |  | 500 | -6000 |
3 | Fixkosten | 10000 |  | 1000 | -2000 |
4 | Menge | 2000 |  | 1500 | 2000 |
5 | Gewinn | = B4*(B1 - B2) - B3 |  | 2000 | 6000 |

##### Berechnung mit einer Formel und einer Variablen

1. Um den Gewinn zu berechnen, tragen Sie zunächst eine beliebige Zahl als Menge (verkaufte Stückzahl) ein, in diesem Beispiel 2000. Der Gewinn ergibt sich aus der Formel Gewinn=Menge * (Verkaufspreis - Einzelkosten) - Fixkosten. Diese Formel tragen Sie in B5 ein.

2. In Spalte D geben Sie untereinander die sicheren jährlichen Verkaufszahlen ein, z. B. von 500 bis 5000 in Schritten von 500.

3. Markieren Sie den Bereich D2:E11, also die Werte in Spalte D und die leeren Zellen daneben in Spalte E.

4. Rufen Sie den Dialog Daten - Mehrfachoperationen auf.

5. Wenn sich der Cursor im Feld Formeln befindet, klicken Sie auf Zelle B5.

6. Setzen Sie den Cursor in das Feld Spalte, und klicken Sie auf Zelle B4. Das bedeutet: B4, die Menge, stellt die Variable in dieser Formel dar. Sie wird durch die markierten Spaltenwerte ersetzt.

7. Schließen Sie den Dialog mit OK. Sie sehen die Gewinne in der Spalte E.

##### Berechnung mit mehreren Formeln zugleich

1. Löschen Sie Spalte E.

2. Geben Sie in C5 die folgende Formel ein: = B5 / B4. Sie berechnen den Jahresgewinn pro verkauftem Stück.

3. Markieren Sie den Bereich D2:F11, also drei Spalten.

4. Rufen Sie den Dialog Daten - Mehrfachoperationen auf.

5. Mit dem Cursor im Feld Formeln markieren Sie die Zellen B5 bis C5.

6. Setzen Sie den Cursor in das Feld Spalte und klicken Sie in die Zelle B4.

7. Schließen Sie den Dialog mit OK. Sie sehen die Jahresgewinne in der Spalte E und die Jahresgewinne pro Stück in Spalte F.

#### Mehrfachoperationen über Spalten und Zeilen

StarOffice bietet die Möglichkeit, Mehrfachoperationen für Spalten und Zeilen in so genannten Kreuztabellen gemeinsam durchzuführen. Die Formelzelle muss sich dabei sowohl auf den in Zeilen als auch auf den in Spalten angeordneten Datenbereich beziehen. Wählen Sie den aus beiden Datenbereichen bestehenden Bereich aus, und rufen Sie den Dialog für Mehrfachoperationen auf. Geben Sie in das Feld Formeln den Formelbezug ein. Das Feld Zeile dient als Bezug auf die erste Zelle des in Zeilen angeordneten Bereichs, das Feld Spalte als Bezug auf die erste Zelle des in Spalten angeordneten Bereichs.

##### Berechnung mit zwei Variablen

Betrachten Sie die Spalten A und B der Beispieltabelle oben. Sie wollen jetzt nicht nur die Menge der Jahresproduktion variieren, sondern auch den Verkaufspreis, und interessieren sich jeweils für den Gewinn.

Erweitern Sie die oben gezeigte Tabelle. In D2 bis D11 stehen die Zahlen 500, 1000, usw. bis 5000. In E1 bis H1 tragen Sie die Zahlen 8, 10, 15, 20 ein.

| A | B | C | D | E | F
1 | Verkaufspreis | 10 |  |  | 8 | 10
2 | Einzelkosten | 2 |  | 500 | -7000 | -6000
3 | Fixkosten | 10000 |  | 1000 | -4000 | -2000
4 | Menge | 2000 |  | 1500 | -1000 | 2000
5 | Gewinn | = B4*(B1 - B2) - B3 |  | 2000 | 2000 | 6000

1. Markieren Sie den Bereich D1:H11.

2. Rufen Sie den Dialog Daten - Mehrfachoperationen auf.

3. Wenn sich der Cursor im Feld Formeln befindet, klicken Sie auf Zelle B5.

4. Setzen Sie den Cursor in das Feld Zeile und klicken Sie in B1. Das bedeutet:
   B1, der Verkaufspreis, ist die horizontal eingetragene Variable (mit den Werten 8, 10, 15 und 20).

5. Setzen Sie den Cursor in das Feld Spalte, und klicken Sie auf Zelle B4. Das bedeutet, dass B4 (die Anzahl) die Variable in senkrechter Richtung darstellt.

6. Schließen Sie den Dialog mit OK. Sie sehen die Gewinne im Bereich E2:H11. Unter Umständen müssen Sie zuerst (F9) zum Aktualisieren der Tabelle drücken.

### Szenarien anwenden

StarOffice Calc-Szenarien sind ein wichtiges Hilfsmittel zum Hervorheben voneinander abhängiger Zahlen und den resultierenden Berechnungen. Mit Szenarien können Sie Listen mit möglichen Werten für eine gegebene Zelle oder Zellengruppe erstellen. Der Inhalt dieser Zellen ändert sich in Abhängigkeit von der Auswahl aus der Liste.

Ändern Sie bestimmte Grundvoraussetzungen in der Tabelle und sehen Sie sich das neue Ergebnis an. Dem so erzeugten Szenario geben Sie einen Namen und können es dann mit anderen Szenarien vergleichen.

##### Anwenden fertiger Szenarien

Wir haben für Sie ein ausgearbeitetes Beispiel zu Szenarien mitgeliefert.

1. Wählen Sie Datei - Neu - Vorlagen und Dokumente und in dem sich öffnenden Dialog den Eintrag Beispiele.

2. Öffnen Sie die Tabellen-Beispiele.

   Sie sehen jetzt die mitgelieferten Tabellendokumente.

3. Klicken Sie doppelt auf das Dokument mit Recar im Namen.

Sie sehen nun eine Beispiel-Tabelle, in der bereits mehrere Szenarien angelegt wurden.

Bereiche, in welchen sich Szenarien befinden, sind eingerahmt. Wählen Sie im Listenfeld am oberen Rand eines Rahmens das gewünschte Szenario.

Alternativ können Sie die Szenarien auch im Navigator auswählen:

1. Öffnen Sie den Navigator, z. B. durch die Taste (F5) oder durch das Symbol Navigator in der Funktionsleiste.

2. Im Navigator klicken Sie auf das Symbol Szenarien (das mit dem Ausrufezeichen und dem Fragezeichen).

Im Navigator werden die definierten Szenarien mit den bei ihrer Erstellung eingegebenen Kommentaren angezeigt.

##### Erstellen eigener Szenarien

Zum Erstellen eines Szenarios wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Daten für das Szenario enthalten. In unserem Beispiel können Sie ein zusätzliches Szenario namens "Dollarkurs" erstellen:

1. Markieren Sie alle Datenzellen, die bereits durch den Rahmen des bestehenden Szenarios hervorgehoben werden. Wenn die Daten nicht in einem durchgehenden Bereich vorliegen, sondern über die Tabelle verteilt sind, können Sie auch eine Mehrfachselektion der Datenzellen durchführen. Eine Mehrfachselektion erhalten Sie, wenn Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten, während Sie die Zellen anklicken. In unserem Beispiel markieren Sie aber einfach den Bereich F18:F23.

2. Wählen Sie Extras - Szenarien. Der Dialog Szenario anlegen wird geöffnet.

3. Tragen Sie als Namen des Szenarios "Hoher Dollarkurs" ein und lassen Sie die anderen Felder auf den Vorgaben stehen. Schließen Sie den Dialog mit OK. Ihr neues Szenario ist automatisch aktiviert.

4. Ändern Sie die Werte in den Rahmen auf die Werte, die für Ihr neues Szenario gelten sollen. Ändern Sie in diesem Fall den Dollarkurs und alle Werte, die Ihrer Meinung nach davon beeinflußt sein könnten, z. B. Wirtschaftswachstum und Verkaufspreise. Sie sehen augenblicklich die Auswirkungen auf die Betriebszahlen.

Spur zum Nachfolger. Wenn Sie wissen möchten, welche Werte in den Szenarien welche anderen Werte beeinflussen, wählen Sie den Befehl Extras - Detektiv - Spur zum Nachfolger. Sie sehen dann Pfeile zu den Zellen, die direkt von der aktuellen Zelle abhängig sind.

### Gültigkeit des Zellinhalts

Sie können für alle Zellen im Voraus den gültigen Inhaltstyp bestimmen. Sie haben somit die Möglichkeit, Ihre Benutzer durch die Dateneingabe in StarOffice Calc-Dokumenten zu leiten, indem Sie Zellen auf bestimmte Werte und Bereiche beschränken.

Bei Eingabe eines neuen Werts wird die Gültigkeitsregel aktiviert. Auf zuvor bereits eingegebene ungültige Werte oder Werte, die entweder per Ziehen und Ablegen oder Kopieren und Einfügen eingegeben wurden, hat die Gültigkeitsregel keinen Einfluss. Sie können aber jederzeit Extras - Detektiv wählen und den Befehl Ungültige Daten einkreisen aufrufen, um Zellen mit ungültigen Inhalten hervorzuheben.

Die Einzelheiten zum Befehl Daten - Gültigkeit finden Sie in der StarOffice-Hilfe.

#### So arbeiten Sie mit der Gültigkeit von Zellinhalten

1. | Wählen Sie die Zellen aus, für die eine neue Gültigkeitsregel festgelegt werden soll. Zum Auswählen von mehreren Zellen klicken Sie auf die gewünschten Zellen, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten.

| Die Gültigkeitsregel ist ein Bestandteil des Zellformats. Um eine Gültigkeitsregel in andere Zellen zu kopieren, wählen Sie Bearbeiten - Kopieren, Bearbeiten - Inhalte einfügen und dann "Formate".
2. | Wählen Sie Daten - Gültigkeit. Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.
3. | Im Register Kriterien geben Sie die Bedingungen ein, denen die neu einzugebenden Werte in den Zellen entsprechen müssen. Bereits bestehende Werte werden nicht beeinflusst.
4. | In Feld Zulassen ist standardmäßig "Jeden Wert" ausgewählt. Wenn Sie die Eingabe von Daten in die Zellen mit Beschränkungen belegen möchten, wählen Sie eine der anderen Optionen.
5. | Diese Auswahl stellt bereits das erste Kriterium dar. Bei der Auswahl von "Ganze Zahl" sind Werte wie "12,5" selbst dann unzulässig, wenn sie alle anderen Kriterien erfüllen. Mit "Datum" erlauben Sie Datumsangaben im lokalen Datumsformat sowie in Form von Datumsreihen. Analog lässt das Kriterium "Zeit" Uhrzeitwerte wie "12:00" oder Uhrzeitreihen zu. Mit "Textlänge" geben Sie vor, dass die Zellen nur Text enthalten dürfen.
6. | Nachdem Sie unter Zulassen das erste Kriterium angegeben haben, wählen Sie unter Daten das nächste. Von dieser Auswahl hängt es ab, welche zusätzlichen Textfelder (Wert, Minimum und Maximum) zur weiteren Definition der Kriterien angezeigt werden.
7. | Einige denkbare Bedingungen, die sich aus diesem Register ergeben, könnten so lauten: "Ganze Zahl größer als 1", "Dezimalzahl zwischen 10 und 12,5", "Datum kleiner oder gleich 1.1.2000", "Zeit ungleich 00:00", "Text mit einer Länge größer 2 Zeichen".

Wenn Sie die Kriterien für die Gültigkeit der Zellen festgelegt haben, können Sie die anderen beiden Register des Dialogs nutzen, um Eingabehilfe- und Fehlermeldungen anzugeben.

- Im Register Eingabehilfe geben Sie den Titel und Text der Tipp-Hilfe ein, die dann gezeigt wird, wenn die Zelle selektiert wird.

- Im Register Fehlermeldung wählen Sie die Aktion, die im Fehlerfall ausgeführt werden soll.

  Mit "Stopp" als Aktion wird ein ungültiger Eintrag verworfen und der vorherige Zellinhalt beibehalten.

  Wenn Sie die Aktion "Warnung" oder "Information" wählen, sehen Sie einen Dialog, der Ihnen die Möglichkeit bietet, die Eingabeaktion abzubrechen (der alte Wert der Zelle wird beibehalten) oder anzunehmen (der neue Wert wird übernommen, obwohl er nicht der Gültigkeitsregel entspricht).

  Wenn Sie "Makro" wählen, können Sie über die Schaltfläche Durchsuchen ein Makro angeben, das im Fall eines Fehlers ausgeführt wird.

| Soll eine Fehlermeldung angezeigt werden, markieren Sie die Option Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird bei Eingabe ungültiger Einträge keine Fehlermeldung angezeigt.

Beispielmakro:

Function ExampleValidity(CellValue as String, TableCell as String)

Dim msg as string

msg = "Ungültiger Wert: " & "'" & CellValue & "'"

msg = msg & " in Tabelle: " & "'" & TableCell & "'"

MsgBox msg ,16,"Fehlermeldung"

End Function

| Wenn Sie im Register Fehlermeldung die Aktion einer Zelle verändert und den Dialog mit OK beendet haben, müssen Sie zunächst eine andere Zelle selektieren, bevor die Änderung wirksam wird.

## Tabelle drucken oder exportieren

Es gibt vielfältige Druckoptionen, um die Tabelle korrekt zu Papier zu bringen. Die Veröffentlichung über Internet im HTML-Format ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Daten weiterzugeben.

### Tabellendetails drucken

Beim Drucken einer Tabelle können Sie wählen, welche Details gedruckt werden sollen:

- Zeilenköpfe und Spaltenköpfe

- Tabellengitter

- Notizen

- Objekte und Grafiken

- Diagramme

- Zeichenobjekte

- Formeln

Gehen Sie zur Wahl der Details wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zu der Tabelle, die Sie drucken wollen.

2. Rufen Sie den Befehl Format - Seite auf.

   Der Befehl ist nicht sichtbar, wenn die Tabelle schreibgeschützt geöffnet ist. Klicken Sie dann zuerst auf das Symbol Datei bearbeiten in der Funktionsleiste.

3. Wechseln Sie zum Register Tabelle. Wählen Sie im Bereich Drucken die zu druckenden Details und klicken Sie auf OK.

4. Drucken Sie das Dokument.

### Druckseitenzahl festlegen

StarOffice Calc wird die aktuelle Tabelle, wenn sie für eine einzige Druckseite zu groß ist, gleichmäßig auf mehrere Druckseiten verteilt ausdrucken. Da der automatische Seitenumbruch nicht immer an der von Ihnen gewünschten Position erfolgt, können Sie die Seitenaufteilung auch selbst festlegen:

1. Wechseln Sie in die zu druckende Tabelle.

2. Rufen Sie Ansicht - Seitenumbruch-Vorschau auf.

3. Sie sehen die automatische Aufteilung der Tabelle auf Druckseiten. Die automatisch erstellten Druckbereiche sind durch dunkelblaue Linien, die selbst definierten Druckbereiche durch hellblaue Linien gekennzeichnet. Die Seitenumbrüche (Zeilenumbrüche und Spaltenumbrüche) werden als schwarze Linien markiert.

4. Sie können die blauen Linien per Maus verschieben. Im Kontextmenü finden Sie weitere Möglichkeiten, u. a. zum Hinzufügen eines weiteren Druckbereichs, zum Aufheben der Druckbereiche, zum Aufheben der Skalierung und zum Einfügen zusätzlicher manueller Zeilen- und Spaltenumbrüche.

### Tabelle im Querformat drucken

Unter Ansicht - Seitenumbruch-Vorschau stehen verschiedene interaktive Optionen für das Drucken von Tabellen zur Verfügung. Durch Ziehen der Begrenzungslinien legen Sie auf jeder einzelnen Seite den Bereich der Zellen fest, die ausgedruckt werden sollen.

Zum Drucken im Querformat gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die zu druckende Tabelle auf.

2. Rufen Sie den Befehl Format - Seite auf.

   Der Befehl ist nicht sichtbar, wenn die Tabelle schreibgeschützt geöffnet ist. Klicken Sie dann zuerst auf das Symbol Datei bearbeiten in der Funktionsleiste.

3. Wechseln Sie zum Register Seite. Wählen Sie das Papierformat Querformat und klicken Sie auf OK.

4. Wählen Sie Datei - Drucken. Der Dialog Drucken wird geöffnet.

   Je nach Druckertreiber und Betriebssystem kann es nötig sein, dass Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken und dort Ihren Drucker auch auf Querformat umstellen.

5. Wählen Sie im Dialog Drucken unter Druckbereich, welche Seiten gedruckt werden sollen:

   Alles - Alle Tabellen werden gedruckt.

   Seiten - Geben Sie die zu druckenden Seiten an. Die Seiten werden ab der ersten Tabelle gezählt. Wenn aus der Seitenumbruch-Vorschau hervorgeht, dass sich Tabelle 1 über 4 Druckseiten erstreckt und Sie die ersten beiden Seiten von Tabelle 2 drucken möchten, geben Sie hier 5-6 ein.

   Auswahl - Nur die Auswahl wird gedruckt. Wenn Zellen ausgewählt sind, werden diese gedruckt. Wenn keine Zellen ausgewählt sind, werden alle Tabellen gedruckt, deren Namen (unten im Tabellenregister) ausgewählt sind. Mit (Strg)-Klick auf einen Tabellennamen wechseln Sie diese Auswahl.

Wenn Sie unter Format - Druckbereiche einen oder mehrere Druckbereiche festgelegt haben, wird nur der Inhalt dieser Bereiche ausgedruckt.

### Zeile oder Spalte auf jeder Seite drucken

Für Tabellen, die im Ausdruck mehrere Seiten umfassen, lassen sich Zeilen oder Spalten festlegen, die auf jeder Druckseite wiederholt werden.

So legen Sie beispielsweise fest, dass auf allen Seiten die beiden oberen Zeilen und die erste Spalte (A) der Tabelle gedruckt werden:

1. Wählen Sie Format - Druckbereiche - Bearbeiten. Der Dialog Druckbereiche bearbeiten wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf das Symbol ganz rechts im Bereich Wiederholungszeile.

   Der Dialog verkleinert sich, damit Sie mehr von der Tabelle sehen.

3. Wählen Sie die ersten zwei Zeilen aus, indem Sie z. B. in Zelle A1 klicken und nach A2 ziehen.

   Im verkleinerten Dialog sehen Sie $1:$2. Die Zeilen 1 und 2 sind jetzt Wiederholungszeilen.

4. Klicken Sie auf das Symbol ganz rechts im Bereich Wiederholungszeile. Der Dialog wird wieder groß.

5. Wenn Sie auch die Spalte A als Wiederholungsspalte wünschen, klicken Sie auf das Symbol ganz rechts im Bereich Wiederholungsspalte.

6. Klicken Sie in Spalte A (nicht auf den Spaltenkopf).

7. Klicken Sie erneut auf das Symbol ganz rechts im Bereich Wiederholungszeile und dann auf OK.

| Wiederholungszeilen sind Zeilen aus der Tabelle. Kopfzeilen und Fußzeilen, die auf jeder Druckseite gedruckt werden, können Sie unabhängig davon über Format - Seite definieren.

### Tabelle als HTML speichern und öffnen

#### Tabelle als HTML speichern

StarOffice Calc speichert alle Tabellen eines Calc-Dokuments gemeinsam in einem HTML-Dokument. An den Anfang des HTML-Dokuments werden automatisch eine Kopfzeile und eine Liste mit Hyperlinks zu den einzelnen Tabellen des Dokuments eingefügt.

Zahlen werden wie angezeigt geschrieben. Zusätzlich wird in dem HTML-Tag <SDVAL> der genaue interne Zahlenwert geschrieben, sodass Sie nach dem Öffnen des HTML-Dokuments mit StarOffice mit den genauen Werten rechnen können.

1. Um das aktuelle Calc-Dokument als HTML zu speichern, rufen Sie Datei - Speichern unter auf.

2. Im Listenfeld Speichern als wählen Sie aus dem Bereich der StarOffice Calc-Filter den Dateityp "HTML-Dokument (StarOffice Calc)".

3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.

#### Tabelle als HTML öffnen

StarOffice bietet verschiedene Filter zum Öffnen von HTML-Dateien, die unter Datei - Öffnen im Listenfeld Speichern als zur Auswahl stehen:

Wählen Sie den Dateityp "HTML-Dokument (StarOffice Calc)" zum Öffnen der Dateien in StarOffice Calc.

Nun sind alle StarOffice Calc-Optionen verfügbar. Es können jedoch nicht alle Optionen, die StarOffice Calc für die Bearbeitung bietet, in HTML gespeichert werden.

- Wählen Sie den Dateityp "HTML-Dokument" zum Öffnen der Dateien in StarOffice Writer/Web. Dies ist die Standardeinstellung für HTML-Dokumente in StarOffice.

  Ihnen stehen alle Möglichkeiten von StarOffice Writer/Web zur Verfügung, z. B. der Befehl HTML-Quelltext anzeigen.

- Wählen Sie "HTML-Dokument (StarOffice Writer)", zum Öffnen der Dateien in StarOffice Writer.

  Ihnen stehen alle Möglichkeiten von StarOffice Writer zur Verfügung. Nicht alle Möglichkeiten, die StarOffice Writer zum Bearbeiten von Dokumenten bietet, können im HTML-Format gespeichert werden.

### Importieren und Exportieren von Textdateien

CSV-Dateien (CSV = Comma Separated Values) sind Textdateien, die den Zellinhalt einer Tabelle enthalten. Kommata, Strichpunkte oder sonstige Zeichen können als Feldtrenner zwischen Zellen eingesetzt werden. Textzeichenketten werden automatisch in Anführungszeichen gesetzt, Zahlen werden ohne Anführungszeichen geschrieben.

#### Importieren einer csv-Datei

1. Wählen Sie Datei - Öffnen.

2. Im Feld Dateityp wählen Sie das Format "Text CSV". Wählen Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen. Wenn die Datei die Erweiterung .csv hat, wird der Dateityp automatisch erkannt.

3. Sie sehen den Dialog Textimport. Klicken Sie auf OK.

4. Wenn die csv-Datei Formeln als Formeln enthält, heben Sie die Markierung des Felds Formeln (in Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht) auf, damit Sie in der Tabelle die berechneten Ergebnisse sehen.

#### Exportieren der Formeln und Werte als csv-Datei

1. Klicken Sie auf die Tabelle, aus der eine CSV-Datei erstellt werden soll.

2. Wenn Sie die Formeln als Formeln exportieren wollen, z. B. in der Form =SUMME(A1:B5), gehen Sie wie folgt vor:

   Rufen Sie Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht auf.

   Markieren Sie unter Anzeigen die Option Formeln. Klicken Sie auf OK.

   Markieren Sie Formeln jedoch nicht, wenn anstelle der Formeln die Berechnungsergebnisse exportiert werden sollen.

3. Rufen Sie den Befehl Datei - Speichern unter auf. Sie sehen den Dialog Speichern unter.

4. Im Feld Dateityp wählen Sie das Format "Text CSV".

5. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.

6. In dem Dialog Textexport, der sich dann öffnet, wählen Sie Zeichensatz, Texttrenner und Feldtrenner für die zu exportierenden Daten und bestätigen die Auswahl mit OK.

   Vorsicht: Wenn in den Zahlen das Komma als Dezimal- oder Tausenderseparator verwendet wird, wählen Sie es nicht auch als Feldtrenner. Für Texte, die doppelte Anführungszeichen enthalten, ist das einfache Anführungszeichen als Trenner zu wählen.

7. Heben Sie nach dem Speichern gegebenenfalls die Markierung des Felds Formeln wieder auf, damit Sie in der Tabelle wieder die berechneten Ergebnisse sehen.

## Automatisches Ausfüllen

Sie können Text, Werte und andere Zellinhalte mit der Maus in eine Tabelle kopieren. Wenn Sie mehrere Werte zugleich kopieren, bildet StarOffice aus den ursprünglichen Werten eine logische Reihe. Wenn Sie bestimmte Texteinträge aus Sortierlisten kopieren, wird die Liste entsprechend fortgesetzt.

### Anwenden von Sortierlisten

Mithilfe von Sortierlisten ist es möglich, durch Ziehen eines Werts, den Sie in eine Zelle eingegeben haben, eine zusammenhängende Liste auszufüllen.

Geben Sie beispielsweise den Text "Jan" oder "Januar" in eine leere Zelle ein. Wählen Sie die Zelle aus, und klicken Sie auf die rechte untere Ecke des Zellenrands. Ziehen Sie dann die ausgewählte Zelle mit gedrückter Maustaste um einige Zellen nach rechts oder unten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die hervorgehobenen Zellen mit den Monatsnamen ausgefüllt.

Vordefinierte Reihen finden Sie unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Sortierlisten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene, an Ihre Bedürfnisse angepasste Datenreihen zu erstellen. Denkbar wäre beispielsweise eine Liste der Zweigstellen Ihrer Firma. Wenn Sie die Informationen in diesen Listen anschließend verwenden möchten (beispielsweise für die Kopfzeile), geben Sie lediglich den ersten Namen in der Liste ein und erweitern dann den Eintrag, indem Sie mit der Maus ziehen.

### Automatische Erstellung von Reihen

1. Geben Sie eine Zahl in eine Zelle ein.

2. Ziehen Sie per Maus die rechte untere Ecke der Zelle nach unten.

3. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die so ausgewählten Zellen mit Zahlen gefüllt. Diese eine Zahl wird jeweils um 1 hoch gezählt.

Haben Sie zwei oder mehr benachbarte Zellen ausgewählt, die verschiedene Zahlen enthalten, und ziehen Sie diese gemeinsam auf, wird ein eventuell erkennbares arithmetisches Muster der Zahlen fortgeführt.

Beispiel: Wenn Zelle A1 die Zahl 1 enthält und Zelle A2 die Zahl 3 und Sie die beiden Zellen gemeinsam nach unten ziehen, wird die Reihe mit 5, 7, 9, 11 usw. fortgesetzt.

1. Wählen Sie zuerst den Bereich in der Tabelle aus, den Sie insgesamt ausfüllen lassen wollen.

2. Wählen Sie nun Bearbeiten - Ausfüllen - Reihe, und geben Sie in dem Dialog den gewünschten Reihentyp an. Geben Sie z. B. 2 als Startwert, 2 als Inkrement und Geometrisch als Reihentyp an. Auf diese Weise erhalten Sie eine Liste der Quadratzahlen.

Wie Sie in diesem Dialog sehen, können Sie auch Datums- und Zeitreihen ausfüllen lassen. Wenn Sie zum Beispiel die 12 Monatsersten des Jahres als Zeilenköpfe benötigen, so gehen Sie so vor:

1. Geben Sie ein Datum, z. B. "1.1.03" (ohne die Anführungszeichen), in eine Zelle ein.

2. Wählen Sie diese Zelle und die 11 angrenzenden Zellen darunter aus.

3. Rufen Sie Bearbeiten - Ausfüllen - Reihe auf.

4. Wählen Sie die Option Monat unter der Kategorie Zeiteinheit. Klicken Sie auf OK.

   In die ausgewählten Zellen wird automatisch das Datum des ersten Tags in jedem Monat eingefüllt.

## Aktiendepot verwalten

Diese Vorlage ist besonders für Wertpapierbesitzer interessant. Das StarOffice Calc-Portfoliomanagement bietet Ihnen eine Übersicht über Ihre Wertpapiere, Bestandsbewegungen, Kaufpreise, Marktpreise und vieles mehr. In den folgenden Abschnitten erklären wir, wie Sie mit StarOffice Ihr eigenes Portfolio verwalten können.

Die aktuellen Tageskurse Ihrer Aktien können Sie natürlich den Zeitungen entnehmen, aber noch aktueller sind sie, wenn Sie die Kurse online z. B. über das Internet abfragen.

| StarOffice verfügt über eine Vorlage, in die Sie Ihre Daten eintragen können. Sie finden die StarOffice Calc-Aktienverwaltung unter Datei - Neu - Vorlagen und Dokumente - Finanzen.

Öffnen Sie zuerst die mit StarOffice mitgelieferte Vorlage StarOffice Aktienverwaltung. Dieses Dokument wird im Folgenden bearbeitet.

### Wahl der Depotwährung

Wählen Sie im Listenfeld Währung/Börsenplatz im Dialog Depotwährung die von Ihnen gewünschte Depotwährung. In diesem Dialog bestimmen Sie die Währung in der Ihr Depot geführt wird, sowie den Börsenplatz, der bei einem Internet Update Ihrer Werte angesprochen wird.

| Möchten Sie Ihr Depot in mehr als einer Währung führen, so erstellen Sie einfach ein weiteres Dokument mit der mitgelieferten Vorlage.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

### Übersicht

Ihre Depotverwaltungsvorlage besteht aus drei Komponenten:

- der eigentlichen Depotübersicht

- der Darstellung der einzelnen Bewegungen

- und den für jede Transaktion erhobenen Gebühren.

Um mit Ihrer Aktienverwaltung arbeiten zu können, müssen zunächst einige Werte in Ihr Depot übernommen werden. Als Beispiel sollen für diese Beschreibung die Aktien der Luftfahrt AG (WKN 123456), Kaufkurs 18 Euro, Anzahl 300 dienen.

### Aktien kaufen

Um diese Transaktion in die Depotübersicht zu übernehmen, bietet diese Vorlage einen sehr bequemen Weg.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktien kaufen.

2. Füllen Sie die Felder Aktienname, WKN, Menge und Kurs mit den beispielhaften Werten aus.

3. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.

In der Depotübersicht wird eine neue Zeile für diese Transaktion angelegt, in der Sie übersichtlich alle relevanten Werte angezeigt bekommen.

Auf dem Tabellenregister Bewegungen wird eine neue Zeile angelegt.

| In Ihrer Portfolioübersicht können Sie auch Aktien mit einem Kaufpreis von Null (z. B. Gratisanteile) oder Aktien zum Verkaufspreis berücksichtigen. Auf diese Aktien werden Sie in einem separaten Dialog aufmerksam gemacht.

### Depotübersicht

In der Depotübersicht erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über alle einzelnen Positionen, die sich in Ihrem Depot befinden.

Dieses Register enthält folgende Spalten:

Spaltenkopf | Erklärung
--- | ---
Titel | In dieser Spalte sehen Sie den Namen oder/und das Kürzel der Aktie.
WKN | Wertpapierkennummer. Die WKN ist die eindeutig zuordbare Kennummer eines Wertpapieres.
Stück | Aktuelle Anzahl der Aktien
Ankauf je Stück | Hier finden Sie den durchschnittlichen Ankaufpreis je Aktie unter Berücksichtigung der gezahlten Provision. Beispiel: Sie kaufen 10 Aktien zu je 10 EUR und zahlen 20 EUR Provision. Der Kaufpreis der Aktien (ohne Provision) ist somit 100 EUR (10 Stück*10 EUR). Der Preis, den Sie aber tatsächlich dafür bezahlen (unter Berücksichtigung der Provision), beträgt 120 EUR (10 Stück*10 EUR+20 EUR). Teilen Sie diesen Wert nun durch die Anzahl der gekauften Aktien, so werden Sie feststellen, dass der von Ihnen bezahlte Preis je Aktie 12 EUR beträgt.
Aktueller Kurs | Dies ist die einzige Spalte, in dem Sie in diesem Register eine Einstellung vornehmen sollten. Geben Sie hier den aktuellen Tageskurs der Aktie ein.
Einkaufspreis | Hier erhalten Sie Information über die Gesamtkosten für den Ankauf des aktuellen Bestands, unter Berücksichtigung der gezahlten Provision.
Verkaufswert | In dieser Spalte erhalten Sie den möglichen Verkaufserlös zum aktuellen Kurs nach Abzug der Bankgebühren angezeigt.
Möglicher Gewinn (Betrag) | Hier erhalten Sie den möglichen Gewinn oder Verlust beim Verkauf zum aktuellen Tageskurs, unter Berücksichtigung der Provision als Betrag und die Veränderung in % angezeigt.
Realisierte Gewinne | In dieser Spalte sehen Sie die Gewinne, die Sie aus bisherigen Verkäufen und Dividendenzahlungen bereits realisiert haben.

| Führen Sie bei eingeschalteter Tipp-Hilfe den Mauszeiger über die Kopfzeilen der Tabelle. Sie erhalten dort eine kurze Erklärung über die Funktionalität.

So, nun aber zu Ihrem Depot. Die Spalte Aktueller Kurs (deren Einträge sich auch farblich unterscheiden) ist diejenige, in der Sie Werte ändern sollten. Alle anderen Spalten werden automatisch berechnet bzw. sind über die Eingabemasken gefüllt worden.

Heute haben Sie einen neuen Kurs für die Luftfahrt AG aus dem Internet erhalten. Aufgrund des sehr positiven letzten Geschäftsjahres ist eine Dividendenerhöhung (deren Fälligkeit auch heute ist) auf 1,15 EUR beschlossen worden. Diese Nachricht hat einen Kurssprung auf 37,50 EUR bewirkt.

Zur Übernahme des aktuellen Kurses klicken Sie mit der Maus in die Zelle des aktuellen Kurses der Luftfahrt AG und geben Sie den neuen Wert ein. Bestätigen Sie die Eingabe. Nach erfolgter Bestätigung werden alle mit diesem Wert zusammenhängende Werte aktualisiert. Sie haben somit sofort alle aktuellen Angaben übersichtlich zur Verfügung.

### Internet Update

Einen bequemeren Weg zur Übernahme des aktuellen Kurses bietet Ihnen das Internet Update. (In unserem fiktiven Beispiel ist dies nicht möglich, probieren Sie es mit Ihren "realen" Werten aus).

Ein Klick auf die Schaltfläche Internet Update aktualisiert die in Ihrem Aktiendepot befindlichen Werte. Zur Kontrolle führen Sie den Mauszeiger bei eingeschalteter Tipp-Hilfe über das Feld Aktueller Kurs. Sie erhalten das Datum und die Uhrzeit der letzten Aktualisierung angezeigt.

### Historie (Nur für USD)

Hier können Sie sich den Verlauf der Kurse der einzelnen Aktien über einen frei zu wählenden Zeitraum ansehen.

1. Ein Klick auf die Schaltfläche Historie öffnet den gleichnamigen Dialog, in dem Sie den Aktiennamen, das Start- und Enddatum sowie die Aufteilung vornehmen können.

2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

   Es wird ein neues Diagrammblatt mit Ihren Einstellungen erzeugt.

### Dividendenzahlung

Zur Berücksichtigung der Dividende klicken Sie auf die Schaltfläche Dividendenzahlung.

Wählen Sie aus dem Listenfeld den entsprechenden Eintrag (in unserem Beispiel Luftfahrt AG).

Im Feld Dividende/Aktie geben Sie 1,15 EUR an, oder im Feld Dividende gesamt 345 EUR (300 Aktien * 1,15 EUR).

Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.

Die erfolgte Dividendenzahlung wird in der Spalte Realisierte Gewinne aufaddiert, sowie auf dem Tabellenregister Bewegungen in der Spalte Gezahlte Dividende und Realis. Gewinn verbucht. Dies ist auch die aktuelle Seitenansicht.

Um wieder in die Depotübersicht zu wechseln, klicken Sie das gleichnamige Tabellenregister.

### Aktien verkaufen

Da die Luftfahrt AG tatsächlich Gewinn gemacht hat, haben Sie sich entschlossen, 100 Anteile zu verkaufen. Wir haben dem Händler eine Verkaufsorder zum aktuellen Kurs gegeben und fahren nun ausgehend von der Ausführung der Order fort.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktien verkaufen, um diese Transaktion in die Portfolioansicht zu übernehmen.

2. Wählen Sie aus dem Listenfeld den entsprechenden Eintrag (in unserem Beispiel Luftfahrt AG).

3. In der Eingabemaske erhalten Sie alle relevanten Werte zur Luftfahrt AG sowie eine Übersicht über die für diese Transaktion anfallenden Gebühren.

4. Im Feld Menge ändern Sie die Voreinstellung auf 100. Die Gesamtanzahl der Aktien der Luftfahrt AG im Depot beläuft sich auf 300 Stück, und es sollen lediglich 100 Stück verkauft werden.

5. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.

Der durch diese Transaktion erwirtschaftete Gewinn wird in der Spalte Realisierte Gewinne aufaddiert, sowie auf dem Tabellenregister Bewegungen in einer neu angelegten Zeile erfasst.

### Aktiensplitting

Beim Aktien-Splitting handelt es sich um eine Umwandlung alter in neuer Aktion. Bei einem üblichen 1:2-Split verdoppelt sich dabei die Menge der Aktien, und der Wert einer einzelnen Aktie wird halbiert. Sinn und Zweck einer solchen Aktion ist es unter anderem, die Aktie zumindest billiger erscheinen zu lassen.

1. Um diese Aktion in die Depotübersicht zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktien-Splitting.

   Sie gelangen in die Eingabemaske Aktiensplitt.

2. Füllen Sie die Felder Aktienname, Umtauschrate (alt-neu) sowie Umtauschdatum aus.

3. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.

### Bewegungen

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle von Ihnen veranlaßten Bewegungen auf Ihrem Depotkonto.

Diese Seite enthält folgende Spalten:

Spaltenkopf | Erklärung
--- | ---
Titel | In dieser Spalte sehen Sie den Namen oder/und das Kürzel der Aktie
Datum | Datum der Transaktion
Stück | Gekaufte Aktien entsprechen positiven, verkaufte Aktien entsprechen negativen Zahlen.
Kurs | Tatsächlicher An.- bzw. Verkaufskurs
Provision | An- bzw. Verkaufskosten
in % | Aktuell für die Transaktion berechnete Provision in Prozent
Min. | Minimum. Für diese Transaktion geltende Mindestprovision
Fest | Fixe Kosten dieser Transaktion
Gezahlt | Tatsächlich gezahlte Provision für diese Transaktion
Kosten | Zusammenfassung der Kosten (Stückzahl * Kurs + Gebühren)
Erlös | Erzielte Erlöse (Stückzahl * Verkaufskurs - Gebühren)
Ankauf | Gekaufte Stückzahl
Verkauf | Verkaufte Stückzahl
Restbestand | Gekaufte Stückzahl abzüglich der bereits verkauften Stücke
Restkosten | Anteilige Kosten für den Ankauf des Restbestands
Realisierter Erlös | Verkaufserlös nach Abzug der Provision
Gezahlte Dividende | Gesamte gezahlte Dividende
Realis. Gewinn | In dieser Spalte sehen Sie die (hoffentlich) bereits realisierten Gewinne aus früheren Verkäufen und gezahlten Dividenden

### Bankgebühren

Um Aktien zu kaufen oder zu verkaufen, benötigen Sie Zugang zu einem Markt (einer Börse), an der die gewünschten Aktien gehandelt werden. In den USA lassen Anleger ihre Kauf- und Verkaufsaufträge üblicherweise durch Maklerfirmen ausführen, die hierfür eine Provision erhalten. In vielen anderen Ländern übernehmen Banken und Sparkassen diese Transaktionen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Aufträge nun über eine Bank oder eine Maklerfirma tätigen, wird für jede Transaktion eine Provision fällig. Diese Provisionen werden auf dieser Seite berücksichtigt. Sie finden hier eine Aufschlüsselung der fälligen Gebühren. Traditionell handelt es sich bei dieser Gebühr um einen gewissen Prozentanteil des gesamten Transaktionsvolumens. Inzwischen sind in den USA jedoch auch Pauschalbeträge gebräuchlich. In unserem Beispiel fällt als Provision 1% des gesamten Transaktionswerts an. Manchmal wird auch eine Mindestprovision fällig (in unserem Beispiel 25 €). Angaben hierzu erhalten Sie bei Ihrem Kreditinstitut bzw. Ihrer Maklerfirma. Schlussendlich wird oft zusätzlich zu den anderen Gebühren noch eine gewisse Pauschale berechnet (z. B. für Telefonkosten). Bei der Berechnung des tatsächlichen Ergebnisses werden all diese Gebühren berücksichtigt. So können Sie jederzeit sehen, was für einen Gewinn oder Verlust Sie nach Gebühren realisiert haben.

### Aktiendokument fertig gestalten

Das Dokument ist jetzt fertig erstellt und Sie können es speichern. Nachfolgend beschreiben wir anhand einiger Beispiele, wie Sie diese Tabelle noch weiter anpassen können.

#### Tabelle schützen

Wenn Sie verhindern möchten, dass die eingegebenen Werte von einer anderen Person verändert werden können, müssen Sie die Tabelle schützen. Rufen Sie den Dialog Tabelle schützen auf (Menü Extras - Dokument schützen - Tabelle...). Tragen Sie, wenn gewünscht, ein Passwort ein, und klicken Sie auf OK. Sie können auch das ganze Dokument schützen, dann kann es nur nach Eingabe des Passworts geöffnet werden.

- Alle Zellen eines neu angelegten Tabellendokuments tragen das Attribut "Gesperrt". Sie schalten dieses Attribut ein und aus im Register Zellschutz des Dialogs Zellattibute, den Sie über den Befehl Format - Zelle... oder über den Kontextmenübefehl Zellen formatieren... aufrufen.

- Das Attribut "Geschützt" lässt sich für jede Zelle einzeln setzen bzw. entfernen. In jedem Fall jedoch wird es erst wirksam, wenn Sie die gesamte Tabelle und/oder das gesamte Dokument schützen. Sie können diesen Schutz über Extras - Dokument schützen aktivieren.

- Sie können für den Schutz von Tabelle und Dokument ein Kennwort setzen, aber Sie müssen es nicht. Ist ein Kennwort gesetzt, kann der Schutz später erst dann aufgehoben werden, wenn das richtige Kennwort eingegeben wird. Ist kein Kennwort gesetzt, haben Sie immer noch einen wirkungsvollen Schutz gegen versehentliche Änderungen in Ihrem Dokument.

- Der Schutz der Tabelle verhindert das Ändern des Inhalts dieser einen Tabelle. Der Schutz des Dokuments verhindert das Einfügen, Löschen, Umsortieren und Umbenennen der Tabellen.

- Wenn Sie ein Dokument mit vertraulichen Daten haben, das Sie vor unbefugtem Zugriff schützen möchten, so können Sie es mit einem Kennwortschutz versehen. Das Kennwort für den Schutz des gesamten Dokuments ist unabhängig vom weiter oben beschriebenen Schutzmechanismus für Zellen, Tabellen und Dokumente. Um das Dokument mit einem Kennwort zu speichern, wählen Sie Datei - Speichern unter und aktivieren das Markierfeld Mit Kennwort speichern.

#### Bezug erstellen

Möchten Sie einen Wert, z. B. das Ergebnis Ihrer Gewinne, in eine andere Tabelle oder in ein anderes Tabellendokument einfügen, müssen Sie einen Bezug erstellen. Markieren Sie die Zelle, die das Ergebnis aufnehmen soll, und geben Sie "=" ein. Markieren Sie jetzt die Zelle, die das ursprüngliche Ergebnis enthält, und drücken Sie die Eingabetaste. Diese Zelle kann auch in einem anderen Tabellenblatt oder einer anderen Datei enthalten sein. Das Ergebnis wird automatisch in die Bezugszelle eingefügt und auch bei späteren Änderungen automatisch aktualisiert.

Sie können den Inhalt einer Zelle auch per Drag&Drop in eine Zelle eines anderen Dokuments ziehen. Dabei haben Sie die Wahl, eine Kopie der Zelle, wie sie jetzt ist, in das andere Dokument zu übernehmen, oder eine Verknüpfung anzulegen, sodass im anderen Dokument immer der aktuelle Inhalt der Zelle reflektiert wird.

### Weiterführende Informationen

#### Schützen von Dokumenten

Dokumente, die Sie aus dieser Dokumentvorlage erstellen, sind standardmäßig geschützt. Um die Zellen direkt bearbeiten zu können, müssen Sie zunächst unter Extras - Dokument schützen - Tabelle den Schutz abschalten. Sie müssen diesen Schritt für jede geschützte Tabelle im Dokument (einschließlich versteckter Tabellen) wiederholen.

#### Einfügen von Notizen

Wenn Sie sich eine Notiz schreiben möchten, beispielsweise als Erinnerung an den Verkauf einer bestimmten Aktie, so wählen Sie die betreffende Zelle aus und wählen Einfügen - Notiz. Im Dokument erscheint darauf ein schattierter Bereich, in den Sie Text eingeben können. Wenn diese Notiz ständig sichtbar sein soll, klicken Sie in die betreffende Zelle, öffnen das Kontextmenü und wählen Notiz anzeigen. (Zellen mit Notizen sind mit einem kleinen roten Eckpunkt versehen, vorausgesetzt die Option "Notizanzeiger" ist unter Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht aktiviert.) Anderenfalls erscheint die Notiz erst, wenn Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen.

#### Einfügen einer Tabelle in ein anderes Dokument

Wählen Sie den Zellbereich aus und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage (Symbol Kopieren in der Funktionsleiste). Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Tabelle einfügen möchten (in der Regel ein Textdokument) und fügen Sie die Tabelle ein (Befehl Einfügen).

#### Anzeigen von Formeln

Um die Referenzen in Ihren Tabellen anzuzeigen, wählen Sie Extras - Optionen - Tabellendokument - Ansicht und aktivieren das Markierfeld Formeln. Eine einzelne Formel zeigen Sie am einfachsten an, indem Sie die Zelle mit der Formel anklicken und dann in der Funktionsleiste auf das Symbol Funktionsautopilot klicken.

#### Arbeiten mit Druckbereichen

Das Beispieldokument verwendet Druckbereiche zum gezielten Ausdrucken bestimmter Zellen.

## Dienstplan

Mithilfe verschiedener Funktionen von StarOffice können Sie mit minimalem Aufwand einen Dienstplan erstellen. Ein Dienstplan ist ein erweiterter Zeitplan, bei dem die Arbeitspläne mehrerer Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Tabellendokument kombiniert werden.

### Dienstplan mit einer Vorlage erstellen

Öffnen Sie ein Dokument, das auf der Dienstplan-Vorlage beruht, indem Sie im Menü Datei den Befehl Neu und dann im Untermenü Vorlagen und Dokumente wählen. Wählen Sie Diverses und dann Dienstplan. Klicken Sie abschließend auf Öffnen und Sie sehen das Dokument.

| Im Folgenden wird das Dokument erklärt, nicht jedoch die Dokumentvorlage, auf der es basiert. Wenn Sie grundlegende Änderungen am Layout vornehmen möchten, öffnen und bearbeiten Sie die Dokumentvorlage. StarOffice-Dokumentvorlagen enthalten oft geschützte Bereiche, die so vor versehentlichen Änderungen geschützt sind. Wenn Sie jedoch bewusst Änderungen an einer Dokumentvorlage vornehmen möchten, müssen Sie den Schutz zunächst deaktivieren. Verwenden Sie für Tabellendokument hierzu Extras - Dokument schützen.

Das Dokument besteht aus den drei Tabellen Gesamtplan, Plan je Person und Personal. Klicken Sie zuerst auf das Register der Tabelle Personal. Tragen Sie jetzt Kürzel und Namen Ihrer Mitarbeiter in die vorhandenen Spalten ein.

Wählen Sie anschließend die Tabelle Gesamtplan. Tragen Sie in die jeweiligen Zellen die Namen der Mitarbeiter ein und ändern Sie bei Bedarf die vordefinierten Zeilen- und Spaltennamen um. Nachdem der Dienstplan komplett ausgefüllt ist, können Sie die besonderen Funktionen der Tabelle Plan je Person nutzen.

Tragen Sie in die Zelle rechts neben der Zelle Kürzel das Namenskürzel des jeweiligen Mitarbeiters ein und drücken die Eingabetaste. Sie erhalten dann auf einen Blick die Information, welche Schichten z. B. der Mitarbeiter "Meier" in dieser Woche zu arbeiten hat.

| Die Funktion können Sie auch dazu nutzen, jedem Mitarbeiter "seinen" Dienstplan auszudrucken.

#### Einfügen einer Datumszeile

Die Tabelle Gesamtplan enthält lediglich eine Zeile, in der die Wochentage enthalten sind. Um jetzt noch eine Zeile mit dem jeweiligen Tagesdatum einzufügen, müssen Sie zunächst die Sperrung der Tabelle mit Extras - Dokument schützen - Tabelle aufheben.Markieren Sie dann die Zelle Frühschicht und wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Zeilen. Unterhalb der Wochentagszeile wird eine neue leere Zeile eingefügt.

Klicken Sie in die Zelle unterhalb der Zelle Montag, geben Sie das Datum dieses Montages ein und drücken Sie die Eingabetaste. Markieren Sie anschließend diese Zelle und setzen Sie den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der Zellenmarkierung. Aus dem Mauszeiger wird ein kleines Kreuz. Ziehen Sie jetzt damit entlang der neu eingefügten Zeile bis zur Spalte Sonntag einen (rotumrandeten) Rahmen auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird in die einzelnen Zellen der markierten Zeile das fortlaufende Datum des jeweiligen Tages eingetragen.

#### Spalten farblich hinterlegen

Da am Wochenende üblicherweise nicht gearbeitet wird, kann es sinnvoll sein, diese optisch von den anderen Werktagen zu unterscheiden. Markieren Sie dazu die Spalten Samstag und Sonntag, klicken auf das Symbol Hintergrundfarbe (Objektleiste) und wählen aus der aufklappenden Abreißleiste die gewünschte Farbe aus.

### Individuellen Dienstplan erstellen

Da jeder Dienstplan abhängig von der Art des jeweiligen Dienstes ist, beschreiben wir an dieser Stelle, wie ein Dienstplan noch aussehen könnte. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit geringem Aufwand weitere sinnvolle Funktionen in Ihren Dienstplan einbauen.

Öffnen Sie ein neues Tabellendokument (Menü Datei - Neu - Tabellendokument).

Geben Sie die Namen der Mitarbeiter in eine Spalte ein. Fügen Sie als nächstes eine Zeile für den Zeitraum ein, zum Beispiel "Montag" oder 01.04.03. Sie können auch zwei Zeilen einfügen, um beide Darstellungsarten anzuzeigen.

| Um in einem Tabellendokument Folgen zu erzeugen (z. B. Mo, Di, Mi...), verwenden Sie die Funktionen "Ausfüllen - Reihe" und "Sortierlisten". Geben Sie in eine Zelle in der ersten Zeile "Mo" ein und wählen Sie die Zelle anschließend aus. Bewegen Sie den Mauszeiger über die untere rechte Ecke (der Mauszeiger verwandelt sich hierbei in ein kleines Kreuzsymbol) und ziehen Sie ihn über einen Zellbereich nach unten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird dieser Bereich mit den anderen Wochentagen ausgefüllt. Über Extras - Optionen - Tabellendokument - Sortierlisten können Sie eigene Sortierlisten erstellen.

Weisen Sie anschließend den Zellen mit Mitarbeiternamen und Wochentagen einen farbigen Hintergrund zu, das gleiche gilt für die Spalte mit den Wochentagen "Samstag" "und Sonntag".

#### Spalte fixieren

Wählen Sie die Spalte rechts neben den Mitarbeiternamen aus, indem Sie den Spaltenkopf anklicken, und klicken Sie anschließend im Menü Fenster auf Fixieren. Sie können jetzt horizontal rollen, während der Bereich links neben der Fixierlinie stehen bleibt. So können Sie die Spalte mit den Mitarbeiternamen ständig im Blick behalten.

#### Bedingte Formatierung

Mit dieser Funktion können Sie z. B. erreichen, dass nach Eingabe eines Buchstaben der Status des Mitarbeiters visuell dargestellt wird. Sie können also auf einen Blick erkennen, ob der Mitarbeiter krank, anwesend oder im Urlaub ist.

Öffnen Sie zunächst den Stylist (über das entsprechende Symbol in der Funktionsleiste) und erstellen Sie drei Zellvorlagen. Wählen Sie für die Zellvorlagen Namen, die den Aussagen entsprechen, die Sie damit darstellen möchten. In diesem Fall könnten Sie beispielsweise "Krank", "Urlaub" und "Anwesend" wählen.

Klicken Sie in den Stylist, rufen Sie über das Kontextmenü mit dem Befehl Neu den Dialog Zellvorlage auf. Tragen Sie im Register Verwalten als Namen "Krank" ein und weisen Sie der Zellvorlage über das Register Hintergrund eine Farbe zu. Klicken Sie auf OK und wiederholen Sie diesen Vorgang für die beiden noch anzulegenden Zellformate.

Markieren Sie jetzt den Bereich, für den die bedingte Formatierung gelten soll, mit der Maus. Öffnen Sie das Menü Format und rufen Sie über Bedingte Formatierung den gleichnamigen Dialog auf.

Bei Bedingung 1 legen Sie fest: Zellwert ist-gleich-"k" (k=krank). Im Listenfeld Zellvorlage wählen Sie die Vorlage Krank.

| Zum Definieren von Bedingungen sind Anführungszeichen erforderlich!

Bei Bedingung 2 legen Sie fest: Zellwert ist-gleich-"u" (u=Urlaub). Im Listenfeld Zellvorlage wählen Sie daher die Vorlage Urlaub.

Als Bedingung 3 legen Sie fest: Zellwert ist-gleich-"a" (a=anwesend). Im Listenfeld Zellvorlage wählen Sie deshalb als Vorlage Anwesend.

Wenn Sie jetzt z. B. in einer Zelle in dem vorher markierten Bereich ein "u" eingeben (ohne Anführungsstriche) und die Eingabe- oder eine Pfeiltaste drücken, wird die Zelle in der von Ihnen festgelegten Farbe dargestellt.

| Sie können maximal drei Bedingungen festlegen.

#### Gültigkeit festlegen

Um sicherzustellen, dass unzulässige Eingaben in den Dienstplan vermieden werden, können Sie eine Gültigkeit festlegen. Markieren Sie die Zellen, für die Sie die Gültigkeit festlegen wollen und rufen Sie über Gültigkeit (Menü Daten) den gleichnamigen Dialog auf. Im Register Kriterien legen Sie die zulässigen Eingabekriterien fest, in diesem Beispiel sind das Textlänge, gleich und 1 in den jeweiligen Listen und Feldern.

Klicken Sie danach auf das Register Fehlermeldung. Markieren Sie die Option Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen und wählen Sie im Listenfeld Aktion den Eintrag Stopp. Tragen Sie anschließend im Feld Fehlermeldung einen sinnvollen Text ein, z. B. "Nur u=Urlaub, a=Anwesend oder k=Krank sind als Eingabe zulässig".

Gibt jetzt ein Anwender mehr als ein Zeichen in die entsprechende Zelle der Tabelle ein, erhält er den von Ihnen festgelegten Text "Nur u=Urlaub, a=Anwesend oder k=Krank sind als Eingabe zulässig" angezeigt.

| Eingabehilfe erstellen. Mit dem Dialog Gültigkeit können Sie für einen vorher markierten Bereich eine eigene Hilfsfunktion erstellen. Wählen Sie das Register Eingabehilfe und aktivieren Sie das Feld Eingabehilfen bei Selektion einer Zelle anbieten. Tragen Sie danach einen Titel in das entsprechende Eingabefeld ein und im Feld darunter den Hilfetext. Dieser Hilfetext steht dann dem Anwender als aktive Hilfe zur Verfügung.

## Kalender

Mit StarOffice können Sie einen eigenen persönlichen Kalender erstellen. Sie müssen hierzu nur Ihre Daten eingeben und auf einige Schaltflächen klicken, und StarOffice erledigt den Rest.

### Kalender mit einer Vorlage erstellen

Öffnen Sie den Dialog Neu (Menü Datei - Neu - Vorlagen und Dokumente). Wählen Sie Vorlagen - Diverses und Jahres-/Monatskalender.

Klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK.

Wählen Sie zunächst unter Kalender, ob Sie einen Monats- oder Jahreskalender erzeugen möchten.

Wenn Sie wichtige Termine wie z. B. Geburtstage oder Jahrestage bereits im Voraus kennen, können Sie diese direkt in den Kalender eintragen.

Klicken Sie hierzu auf Eigene Daten. Geben Sie im Feld Ereignis eine Beschreibung ein und legen Sie den Monat sowie den Tag mithilfe der Schaltflächen fest.

| Halten Sie den Text für ein selbstdefiniertes Ereignis möglichst kurz, da er ansonsten in der entsprechenden Zelle nicht vollständig angezeigt werden kann.

Klicken Sie auf Einfügen. Das Ereignis wird nun im Listenfeld angezeigt. Je nach Wunsch können Sie nun noch andere Termine eintragen. Um ein Ereignis zu löschen, wählen Sie es aus und klicken auf Löschen.

Nachdem Sie alle Ereignisse definiert haben, klicken Sie auf Fertigstellen, und Ihr persönlicher Kalender wird erzeugt und angezeigt.

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