BusinessPhone – Dialog 4224 Operator / Dialog 3214
Messages

## Système de boîte vocale commune

Si vous déviez votre téléphone vers une boîte vocale commune, les appelants peuvent y laisser des messages.

#### Activer

Déviez votre extension vers le système de boîte vocale.

Off Duty

Appuyez sur cette touche.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Composez le numéro de la boîte vocale commune.

Veuillez demander ce numéro à votre administrateur système.

Remarque :

Cette procédure ne peut être exécutée que par le dernier opérateur ou la dernière opératrice ayant utilisé le poste.

Lorsque la déviation vers votre boîte vocale est activée, le témoin lumineux d'absence s'allume de manière permanente.

Appuyez sur cette touche pour confirmer.

#### Désactiver

Off Duty

Appuyez sur cette touche.

Le témoin lumineux s'éteint.

#### Écouter des messages - en interne

Common Mailbox

Appuyez sur cette touche (pré-programmée).

Speech

Appuyez sur cette touche pour vous connecter.

Pendant la procédure, vous serez invité à entrer le numéro de votre extension ainsi que votre mot de passe. Voir section Sécurité.

#### Écouter des messages - en externe

Pour écouter vos messages en dehors du bureau :

Composez le numéro de téléphone de votre société.

Composez le numéro de la boîte vocale commune.

Pendant la procédure, vous serez invité à entrer le numéro de votre extension ainsi que votre mot de passe.

Remarque :

Vous ne pouvez pas utiliser le mot de passe par défaut 0000 pour écouter vos messages en dehors du bureau. Si vous souhaitez vérifier vos messages en dehors du bureau, modifiez d'abord votre mot de passe (voir section Modification du mot de passe).

Les fonctions de boîte vocale suivantes peuvent également être utilisées en dehors du bureau :

- Modification du mot de passe
- Vérification et sauvegarde des messages reçus
- Envoi d'un message vocal
- Envoi d'un message

#### Vérification et sauvegarde des messages reçus

Vous pouvez vérifier et sauvegarder les messages que vous avez reçus.

Les messages reçus sont répartis dans les trois catégories suivantes :

- Nouveaux messages (non écoutés ou non lus)
- Messages écoutés/lus
- Messages sauvegardés

Les messages vocaux peuvent également être envoyés vers d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune) (voir section Envoi d'un message vocal).

Remarque :

Les messages sont supprimés du système après un certain temps. Ce temps varie en fonction de la catégorie du message. Veuillez consulter votre administrateur système à ce sujet.

Message

Appuyez sur cette touche pour afficher le contenu de la boîte vocale.

Si celle-ci contient uniquement des messages écoutés, le témoin lumineux est allumé de manière permanente.

Remarque :

Selon la configuration du système, vous pouvez être invité à entrer votre mot de passe pour accéder à vos messages. Voir section Sécurité.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Sélectionnez la catégorie du message (voir écran).

Nouveau, écouté, lu ou sauvegardé.

Sélectionnez un type de message (voir écran).

Remarque :

Si un seul type de message est disponible (rappel, vocal ou texte), cette étape est exclue. Si un appelant interne a laissé un message, son nom et son numéro s'affichent. S'iI s'agit d'un appelant externe, son numéro s'affiche si cette fonction est activée sur le réseau.

Utilisez les touches de menu pour vérifier le message (voir écran).

Les messages vocaux sont écoutés via le haut-parleur ou le combiné.
Les messages Suivez-moi rappellent automatiquement l'expéditeur.
Les messages textuels sont affichés à l'écran.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Appuyez sur cette touche pour vérifier le message suivant (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour effacer le message (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour sauvegarder le message (voir écran).

Vous pouvez sauvegarder jusqu'à 20 messages. Les messages de rappel automatique ne peuvent pas être sauvegardés.

Message

Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.

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