BusinessPhone – Dialog 4223 Professional/Dialog 3213

## BEA-järjestelmän yleiskatsaus

BusinessPhone Extension Assistant ‑sovelluksen avulla tavalliset Windowsin käyttäjät pystyvät tekemään BusinessPhone-alaliittymien kokoonpanomääritykset nopeasti ja helposti. Toiminnot, kuten soitonsiirtoasetukset sekä yksilöllisten lyhytnumeroiden ja toimintonäppäinten määritys, voidaan tehdä selkeiden ja helppokäyttöisten ikkunoiden ja valikoiden avulla.

BusinessPhone Extension Assistantin avulla käyttäjät voivat määrittää sarjapuhelinparametreille itselleen parhaiten sopivat arvot.

### BusinessPhone-viestintäjärjestelmä

Digitaaliset BusinessPhone 250-, BusinessPhone 128i-, BusinessPhone 50 ja BusinessPhone Compact ‑puhelinjärjestelmät ovat BusinessPhone-toimistoviestintäjärjestelmän peruselementtejä. Kaikki BusinessPhone-ratkaisun laitteet ja ohjelmat ovat modulaarisia. Tämän ansiosta järjestelmä voidaan helposti mukauttaa tarvittavan kapasiteetin ja toimintojen mukaan. Lisäksi järjestelmää voidaan laajentaa ja siihen voidaan lisätä toimintoja milloin tahansa.

Yhdistämällä laitteita ja ohjelmia eri tavoin BusinessPhone-perusjärjestelmä voidaan määrittää seuraavasti:

- OPERAATTORI-avusteinen PBX-järjestelmä
- langaton järjestelmä
- näppäinjärjestelmä ja johtokunta-/sihteerijärjestelmä
- alajärjestelmä Centrexiin tai muuhun PBX:ään
- ACD-järjestelmä tai hotellijärjestelmä
- useita vaihteita sisältäväksi järjestelmäksi, joka voi palvella useita eri yrityksiä tai osastoja
- yksityisenä verkkosolmuna IP-verkon yli välitettävien puheluiden tai piirikytkettyjen linjojen kanssa
- IP-verkon yli välitettävinä puheluina (VoIP) yhdysväylä kolmannelle PBX:lle
- IP kykenevänä PBX:nä H.323 asiakkaiden kanssa
- liikkuvana kytkimenä tuottaen BusinessPhone -ominaisuuksia ja -palveluita matkapuhelimiin.

BusinessPhone-perusjärjestelmässä on runsaasti monipuolisia valmiita toimintoja, jotka tehostavat puheluiden käsittelyä ja parantavat samalla yrityksen koko toiminnan ja tietojen käsittelyn tehokkuutta. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi työpöydän ISDN- ja IP-yhteys, kuuden osallistujan neuvottelupuhelut, teksti- ja puheviestit, puhelinluettelo, soitonsiirtotoiminnot sekä helppokäyttöiset puhelinkoneet, joissa on ohjelmoitavat toimintonäppäimet ja tekstinäytöt. Lisäksi perusjärjestelmästä voidaan muokata kunkin käyttäjän tarpeiden mukainen ratkaisu, sillä saatavana on runsaasti lisätoimintoja, esimerkiksi:

- integroitu johdoton alaliittymä, joka mahdollistaa täydellisen liikkuvuuden toimipisteessä
- puhelukeskusratkaisu, jossa on ACD-järjestelmä sekä MIS-hallintajärjestelmä yrityksille, joiden liiketoiminta perustuu puhelinpalveluun
- edistynyt automaattisen puhelunohjauksen puheviestijärjestelmä, ulkolinjan avaus sekä muita puhekehote- ja viestisovelluksia
- tietokone-puhelinpaketit (CTI), joiden avulla PC-tietokoneet ja verkot voidaan liittää puhelinjärjestelmään, mikä parantaa tuottavuutta ja helpottaa tietojen jakamista
- verkkovaihtoehdot, joiden avulla BusinessPhone-järjestelmät voidaan liittää yksityisiin digitaalisiin puhe- ja dataverkkoihin
- erityinen vierasratkaisu esimerkiksi hotelleihin, kongressikeskuksiin ja sairaaloihin, joissa on enintään 300 alaliittymää.

### BusinessPhone-puhelimet

BusinessPhone-tuotesarjaan kuuluu digitaalisia järjestelmäpuhelimia, välittäjän konsoleita ja erityisiä BusinessPhone-tuotesarjan analogisia puhelimia ja IP-puhelimia.

#### Dialog 4220 Lite

Dialog 4220 Lite on digitaalinen peruspuhelin, jossa on merkkivaloilla varustetut toimintonäppäimet, 4 kaksitoimintonäppäintä käyttäjän tekemää ohjelmointia varten, viestitoiminnot, lyhytnumerovalinta, sisäänrakennettu kaiutin ja äänenvoimakkuuden säätö.

#### Dialog 4222 Office

Dialog 4222 Office ‑puhelimessa on merkkivaloilla varustetut toimintonäppäimet, 4 kaksitoimintonäppäintä käyttäjän tekemää ohjelmointia varten, lyhytnumerovalinta, sisäänrakennettu kuuloketoiminto/-liitäntä, valmis kädet vapaana -toiminto ja 40 merkin nestekidenäyttö. Puhelimen kaksi linjanäppäintä, joissa on toinen puhelu sallittu ‑toiminto, varmistavat, että kaikki tärkeät puhelut saapuvat vastaanottajalle. Voit liittää Dialog 4222 Office ‑puhelimeen yhden lisänäppäimistön.

#### Dialog 4223 Professional

Dialog 4223 Professional ‑puhelimessa on 10 merkkivaloilla varustettua kaksitoimintonäppäintä, joista 4:ään käyttäjä voi ohjelmoida alaliittymän toimintoja, esimerkiksi soitonsiirron tai soitonsiirron ohituksen. 120-merkkisessä säädettävässä näytössä näkyy soittajan tunnus, puhelun tila ja viestitiedot sekä ohjeita järjestelmän toimintojen käyttämisestä. Puhelimen avulla voidaan tehdä joitakin järjestelmän kokoonpanomäärityksiä, esimerkiksi vaihde- tai sarjapuhelinmäärityksiä. Puhelimessa on valmis kädet vapaana ‑toiminto. Puhelimeen voi liittää korkeintaan 4 lisänäppäimistöä, joissa on 17 ohjelmoitavaa näppäintä.

#### Dialog 4224 Operator

Dialog 4224 ‑puhelimessa on 3 kaksitoimintonäppäintä ja 13 merkkivaloilla varustettua kiinteää toimintonäppäintä. 200‑merkkisessä nestekidenäytössä näkyy soittajan tunnus, puhelun tila ja viestitiedot sekä ohjeita järjestelmän toimintojen käyttämisestä. Puhelimen avulla voidaan tehdä joitakin järjestelmän kokoonpanomäärityksiä, esimerkiksi vaihde- tai sarjapuhelinmäärityksiä. Puhelimessa on valmis kädet vapaana ‑toiminto. Puhelimeen voi liittää korkeintaan 4 lisänäppäimistöä, joissa on 17 ohjelmoitavaa näppäintä.

#### Dialog 3210 Basic

Dialog 3210 Basic on digitaalinen peruspuhelin, jossa on kahdeksan merkkivalolla varustettua toimintonäppäintä, sisäänrakennettu kaiutin, äänenvoimakkuuden säätö, lyhytnumerovalinta ja viestitoiminto.

#### Dialog 3211 Economyplus

Dialog 3211 Economyplus ‑puhelimessa on 15 toimintonäppäintä (joista 12 on varustettu merkkivalolla), neljä käyttäjän itsensä ohjelmoitavissa olevaa kaksitoimintonäppäintä, lyhytnumerovalinta ja valmis kädet vapaana ‑toiminto. Puhelimen kaksi linjanäppäintä, joissa on toinen puhelu sallittu ‑toiminto, varmistavat, että kaikki tärkeät puhelut saapuvat vastaanottajalle.

#### Dialog 3212 Standard

Dialog 3212 Standard ‑puhelimessa on kaikki EconomyPlus-puhelimen toiminnot ja lisäksi 40 merkin näyttö puheluiden valvontaa, soittajan tunnistusta ja viestitietoja varten.

#### Dialog 3213 Executive

Dialog 3213 Executive ‑puhelimessa on 25 merkkivaloilla varustettua kaksitoimintonäppäintä (joista 22:ssa on merkkivalot), joista 14:ään käyttäjä voi ohjelmoida alaliittymän toimintoja, esimerkiksi soitonsiirron tai soitonsiirron ohituksen. 120‑merkkisessä säädettävässä näytössä näkyy soittajan tunnus, puhelun tila ja viestitiedot sekä ohjeita järjestelmän toimintojen käyttämisestä. Puhelimen avulla voidaan tehdä joitakin järjestelmän kokoonpanomäärityksiä, esimerkiksi vaihde- tai sarjapuhelinmäärityksiä. Puhelimessa on valmis kädet vapaana ‑toiminto. Puhelimeen voidaan liittää enintään neljä 17 ohjelmoitavaa näppäintä sisältävää lisänäppäimistöä, joiden avulla puhelimeen saadaan jopa 82 kaksitoimintonäppäintä.

#### Dialog 3214 Operator

Dialog 3214 ‑puhelimessa on 3 pysyvää toimintonäppäintä ja 15 merkkivaloilla varustettua kiinteää toimintonäppäintä. 200‑merkkisessä säädettävässä näytössä näkyy soittajan tunnus, puhelun tila ja viestitiedot sekä ohjeita järjestelmän toimintojen käyttämisestä. Puhelimen avulla voidaan tehdä joitakin järjestelmän kokoonpanomäärityksiä, esimerkiksi vaihde- tai sarjapuhelinmäärityksiä. Puhelimessa on valmis kädet vapaana ‑toiminto. Puhelimeen voidaan liittää enintään neljä 17 ohjelmoitavaa näppäintä sisältävää lisänäppäimistöä, joiden avulla puhelimeen saadaan jopa 71 kaksitoimintonäppäintä.

### Järjestelmän ominaisuudet

Tässä osassa on lyhyt kuvaus BusinessPhone Extension Assistant -sovelluksella tehtävistä toiminnoista.

#### Luettelonumero

Luettelonumero on numero, joka liitetään alaliittymään, ulkoiseen kohteeseen tai BusinessPhonen toiminteeseen tai ryhmätoimintoon. Numero voi olla mikä tahansa 14-numeroinen numerosarja, joka ei aiheuta numeroristiriitaa. Jos valittuja numeroita ei pysty erottamaan toisistaan, seurauksena on numeroristiriita.

Esimerkiksi jos luetteloon määritetään numero 203, kaikki nelinumeroiset 203-alkuiset numerot (2030–2039) aiheuttavat ristiriidan.

#### Puhelinluettelo

Puhelinluettelo sisältää luettelonumeroon liittyviä tekstitietoja. Sisäinen luettelo sisältää alaliittymien numeroita ja muita järjestelmän sisäisiä numeroita, ja ulkoinen luettelo sisältää yhteisiä lyhytnumeroita. Kussakin tiedossa voi olla enintään 35 merkkiä, ja tieto voidaan jakaa kenttiin lisäämällä välilyönti kuhunkin kenttään tulevan tekstin väliin. Voit etsiä luettelotietoja puhelimesta tai tarvittaessa tulostaa luettelon. Luettelotiedot näkyvät puhelimen näytössä lyhennettyinä, 20-merkkiseen näyttöön tulee luettelotiedon 12 ensimmäistä merkkiä näkyviin ja 40-merkkiseen näyttöön tulee luettelotiedon 20 ensimmäistä merkkiä näkyviin.

#### Yksilölliset lyhytnumerot

Yksilöllinen lyhytnumero on numero, jonka käyttäjä ohjelmoi käytössään olevaan alaliittymään. Numero on yleensä usein käytetty numero, joka ei sisälly järjestelmän yhteisiin lyhytnumeroihin.

Dialog 4220 Lite-, Dialog 4222 Office-, Dialog 4223 Professional/Dialog 3123 Executive ‑puhelimissa ja Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 Operator ‑konsoleissa yksilölliset lyhytnumerot valitaan ohjelmoitavan näppäimen toissijaisella toiminnolla tai näppäimistöllä. Analogisissa Dialog 3210 Basic- ja Dialog 3211 Economyplus & 3212 Standard ‑puhelimissa ja Dialog 4425/Dialog 3413 ‑IP-puhelimissa yksilölliset lyhytnumerot valitaan näppäimistöllä.

Yksilölliset lyhytnumerot määritetään yleensä puhelimessa, mutta haluttaessa ne voidaan määrittää myös BusinessPhone Extension Assistant -sovelluksen avulla.

#### Tandem-kokoonpano

Tandem-kokoonpanossa kaksi puhelinta toimii yhtenä yksikkönä. Yleisin tandem-kokoonpano sisältää tavallisen lankapuhelimen ja johdottoman puhelimen.

Toinen puhelimista on määritetty ensisijaiseksi ja toinen toissijaiseksi. Kullakin puhelimella on oma numeronsa, mutta kun käytössä on tandem-tila, toissijainen numero ei ole käytössä, vaan kumpaankin puhelimeen saadaan yhteys ensisijaisella numerolla.

Puhelimet voi määrittää tandem-tilaan pysyvästi, tai toissijainen puhelin voidaan kirjata sisään ja ulos tandem-tilasta.

Kun ensisijaista ja toissijaista puhelintaa käytetään tandem-tilassa, tulevat puhelut tulkitsevat puhelimet yhdeksi yksiköksi. Molemmilla puhelimilla voi kuitenkin soittaa erikseen ulkopuheluita, vaikka puhelimet ovat tandem-tilassa.

#### Viestintäjärjestelmä

BusinessPhone-viestintäjärjestelmän avulla käyttäjä voi lähettää lyhyitä viestejä muihin alaliittymiin, tehdä joitakin viestimäärityksiä sekä vahvistaa viestien saapumisen.

Viesti voi olla yksinkertainen soittopyyntö, lyhyt puhelimen näppäimistöllä syötetty tekstiviesti tai puheviesti. Viestityyppi ja mahdolliset määritykset vaihtelevat alaliittymässä olevan puhelimen mukaan.

##### Perustoiminnot

Seuraavat toiminnot muodostavat viestijärjestelmän perustan:

- Soittopyyntö
  Digitaalipuhelimen merkkivalo osoittaa saapuneen soittopyyntöviestin. Käyttäjä voi soittaa suoraan viestin jättäjälle viestinäppäimen avulla.
- Tekstiviestit
  Puhelimen näppäimistön avulla kirjoitettavia tekstiviestejä voi lähettää näytöllä varustetulla puhelimella toiseen näytöllä varustettuun puhelimeen. Odottavan viestin merkkivalo palaa osoituksena viestin saapumisesta.
- Puheviestit
  Puhelimella äänitetyt puheviestit voidaan lähettää Dialog 4223 Professional/Dialog 3213 Executive ‑puhelimista ja Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 Operator ‑konsoleista kaikenlaisiin puhelimiin. Viestin merkkivalo tai erityinen valintaääni, joka kuuluu nostettaessa luuri, osoittavat uuden viestin saapuneen.

##### Lisätoiminnot

Seuraavat lisätoiminnot ovat ainoastaan Dialog 4223 Professional/Dialog 3213 Executive- ja Dialog 4224 Operator/Dialog 3214 ‑puhelimissa:

- Sarjaviestit
  Sarjaviestit ovat viestejä, jotka lähetetään samanaikaisesti useaan alaliittymään. Viesti pysyy aktiivisena eikä se poistu, ennen kuin kaikki vastaanottajat ovat vastaanottaneet viestin.
- Viestintäjärjestelmän ohjaus
  Alaliittymien käyttäjät voivat tarkistaa aina omat viestinsä, ja valtuutetut henkilöt voivat tarkistaa myös muissa alaliittymissä vastaanotetut viestit sekä viestien tallennuspaikan, vaikka vastaanottaja olisikin poistanut viestit. Nämä toiminnot ovat hyödyllisiä sellaisissa palveluorganisaatioissa, joissa viestien käsitteleminen saattaa edellyttää salasanaa.
- Viestien palauttaminen automaattisesti
  Jos viestin lähettäjän puhelimessa on näyttö, voit määrittää, että tietyn ajan säilytetty viesti voidaan palauttaa lähettäjälle ilman viestin lukemista tai kuuntelemista.

##### Yhteinen postilaatikkojärjestelmä

Yhteisessä postilaatikkojärjestelmässä on 16 postilaatikkoa, joilla on oma luettelonumeronsa. Yhteiseen postilaatikkoon voidaan jättää viestejä, kun alaliittymään on määritetty soitonsiirto johonkin yhteiseen postilaatikkoon. Postilaatikossa olevat viestit voi noutaa mistä tahansa alaliittymästä, jolla on yhteisten postilaatikoiden käyttöoikeus. Yhteisiä postilaatikoita voi käyttää myös ulkoisesta puhelimesta soittamalla postilaatikon luettelonumeroon ja antamalla salasanan.

##### Yksilöllinen postilaatikkojärjestelmä

BusinessPhone-järjestelmässä kullekin alaliittymälle voidaan määrittää yksilöllinen postilaatikko. Alaliittymään tulevat puhelut voidaan siirtää liittymälle määritettyyn yksilölliseen postilaatikkoon, jossa soittajaa kehotetaan jättämään viesti. Mahdollinen puhelimen merkkivalo osoittaa, että postilaatikkoon on jätetty viesti. Viestit voidaan noutaa joko postilaatikkomäärityksellä varustetun puhelimen viestinäppäimen avulla tai soittamalla yksilölliseen postilaatikkojärjestelmään ja haluttuun alaliittymään. Järjestelmä voidaan suojata tarvittaessa salasanan avulla.

#### Kuuma linja

Pikayhteys on toiminto, jonka avulla voit määrittää alaliittymän soittamaan automaattisesti määritettyyn numeroon, kun käyttäjä nostaa luurin tai painaa puhelimen ON/OFF-näppäintä. Pikayhteyden voi määrittää muodostumaan heti tai ohjelmoidun viiveen kuluttua. Jos toimintoon määritetään viive, käyttäjä voi ohittaa pikayhteyden valitsemalla viiveen aikana toisen numeron.

#### Automaattinen takaisinsoitto

Automaattinen takaisinsoitto on toiminto, jonka avulla soittaja voi jättää varattuun tai vastaamattomaan alaliittymään soittopyynnön. Takaisinsoitto tapahtuu, kun käynnissä oleva puhelu loppuu, jos alaliittymä oli varattu, tai kun soittaja nostaa seuraavan kerran luurin valitakseen puhelun, jos puheluun ei vastattu.

#### Pitoon asetetun ulkopuhelun poimiminen

Tämän toiminnon avulla käyttäjä voi poimia pidossa olevan ulkopuhelun joko painamalla ohjelmoitua näppäintä tai valitsemalla ulkolinjan numeron.

#### Soitonsiirrot

BusinessPhonen soitonsiirtojärjestelmä tekee yrityksen viestitoimintojen hallinnasta sekä soittajan että puhelun vastaanottajan tarpeet täyttävän järjestelmän. Soitonsiirtomahdollisuudesta on etua soittajalle, ja samalla työntekijät voivat itse estää keskeytykset silloin, kun työtehtävät edellyttävät häiriöiden välttämistä.

Seuraavat ominaisuudet kuuluvat BusinessPhonen soitonsiirtotoimintoihin:

- Kiinteät soitonsiirtovaihtoehdot
- Yksilöllinen soitonsiirto
- Kutsunsiirto
- Soitonsiirrot, kun johdoton puhelin ei ole käytettävissä
- Alaliittymä, jossa on siirto (Puhelunsiirron ohittaminen)

##### Kiinteät soitonsiirtovaihtoehdot

Kiinteät soitonsiirtovaihtoehdot perustuvat yhteen alaliittymälle määritettyyn vastauspaikkaan ja joko ehdottomaan tai ehtoihin perustuvaan soitonsiirtoon.

Yhden vastauspaikan käyttäminen yksinkertaistaa soitonsiirtojärjestelmän hallintaa, mutta ehtoihin perustuvat soitonsiirtomahdollisuudet varmistavat, että kaikille osapuolille voidaan tarjota joustavaa palvelua. Vastauspaikaksi voidaan määrittää jokin seuraavantyyppisistä luettelonumeroista.

- Automaattinen puhelunohjaus
- Yhteinen lyhytnumero
- Alaliittymä
- Yhteinen postilaatikko
- Fiktiivinen numero
- Ryhmän numero
- Puhe
- Puhelunvälittäjä

Kiinteitä soitonsiirtoja määrittävät tekijät voidaan tiivistää seuraavasti

- Soitonsiirrot voivat olla joko ehdottomia (suoria) tai ehtoihin perustuvia.
- Sekä ehdottomat että ehtoihin perustuvat siirrot voidaan määrittää erikseen sisä- ja ulkopuheluita varten.
- Ehtoihin perustuvat soitonsiirrot voidaan määrittää seuraavissa tilanteissa:

- Valittu numero on varattu.
- Alaliittymä ei vastaa.

##### Yksilöllinen soitonsiirto

Yksilöllisen soitonsiirtotoiminnon avulla käyttäjä voi siirtää alaliittymäänsä tulevat puhelut haluamaansa toiseen luettelonumeroon. Yksilöllinen soitonsiirto määritetään yleensä käyttäjän alaliittymässä, ja se voidaan määrittää mihin tahansa yhteisen lyhytnumeron avulla valittavaan luettelonumeroon, myös ulkonumeroihin. Normaalin määrityksen lisäksi voit määrittää alaliittymiin yksilöllisiä soitonsiirtoja BusinessPhonen kokoonpanon hallintatoiminnon avulla.

##### Kutsunsiirto

Kutsunsiirron avulla käyttäjä voi vastaanottaa alaliittymäänsä puheluja mistä tahansa puhelimesta yrityksen sisällä.

Jos alaliittymän käyttäjä määrittää omaan luettelonumeroonsa kutsunsiirtotoiminnon, puhelimen voi siirtää mistä tahansa vastauspaikasta.

##### Soitonsiirrot, kun johdoton puhelin ei ole käytettävissä

Kun käytetään johdotonta puhelinta, puhelin saattaa olla väliaikaisesti käyttökelvoton, koska se on käyttöalueen ulkopuolella tai sen akun varaus on vähissä. Tällaisia tilanteita varten BusinessPhone-järjestelmässä on erityisiä puhelunsiirtotoimintoja, joissa on eri siirtovaihtoehdot sisä- ja ulkopuheluita varten.

##### Alaliittymä, jossa on siirto (Puhelunsiirron ohittaminen)

Joskus voi olla tarpeen yhdistää puhelut alaliittymään, vaikka alaliittymään on määritetty soitonsiirto. BusinessPhone-järjestelmässä soitonsiirto voidaan ohittaa, kun on tarpeen saada yhteys tiettyyn alaliittymään. Soitonsiirron ohitusvaltuutus määritetään erikoisoikeusasetusten avulla, ja sitä tulee käyttää harkiten.

#### Puheilmoitukset

Puhepostin ja kuulutustoiminnon lisäksi BusinessPhonen puhejärjestelmässä voi nauhoittaa omia puheilmoituksia.

Puheilmoitukset kuuluvat silloin, kun tuleva ulkopuhelu reititetään joko ulkolinjan vastauspaikkaan tai uudelleenreitityspaikkaan.

Linjalle voidaan määrittää eri puheilmoitus sen mukaan, onko vastauspaikka varattu vai ei ja onko käytössä yö- tai päiväkytkentä.

Kun ilmoitus kuuluu varaamattomassa vastauspaikassa, se voidaan keskeyttää ja puheluun voidaan vastata heti.

#### Siirto

Siirtotoiminnon avulla käyttäjä voi siirtää puhelun toiseen alaliittymään. Puhelun siirtäjän ei tarvitse odottaa puheluun vastaamista ennen siirron aktivointia. Kun käytössä on koputus, puhelu voidaan siirtää varattuun alaliittymään.

Kun puhelu siirretään ennen vastaamista ja uusi alaliittymä ei vastaa, puhelu palautuu siirron tehneeseen alaliittymään.

#### Neuvottelu

BusinessPhone-neuvottelutoiminnon avulla jopa 6 osapuolta voidaan yhdistää neuvottelupuheluun. Järjestelmä pystyy käsittelemään samanaikaisesti useita neuvottelupuheluita, joissa on yhteensä enintään 63 osallistujaa. Neuvottelupuheluita voi soittaa sekä sisä- että ulkolinjoilla.

#### Yleinen pito

Yleinen pito ‑toiminnon avulla voit asettaa puhelun pitoon omassa alaliittymässäsi ja poimia puhelun minuutin kuluessa johonkin toiseen alaliittymään. Ennen kuin Yleinen pito ‑toimintoa voidaan käyttää, sinun on määritettävä Yleinen pito ‑toiminnon näppäinkoodi. Yleisessä pidossa oleva puhelu poimitaan soittamalla alaliittymään, jossa puhelu asetettiin pitoon, ja painamalla esimääritettyä numeronäppäintä. Toiminnon ansiosta voit siirtyä paikasta toiseen vapaasti ja olla kuitenkin helposti tavoitettavissa. Toiminnon ansiosta toiset käyttäjät voivat myös tarvittaessa poimia yleiseen pitoon asettamiasi puheluita.

#### Ilkivaltapuhelun jäljitys

Puhelun jäljitystoiminnon avulla käyttäjä voi tarvittaessa tunnistaa ilkivaltapuhelun soittajan. Toiminnon käyttämiseksi on tehtävä sopimus verkko-operaattorin kanssa ja käyttäjällä tulee olla valtuudet käyttää palvelua.

#### Faksiliittymä

Faksiliittymä on alaliittymä, joka on ohjelmoitu erityisesti saapuvien faksien käsittelemiseen.

Faksi liitetään analogiseen alaliittymään.

#### Asettaminen pitoon

Käynnissä olevat puhelut voidaan asettaa tilapäisesti yleiseen tai yksilölliseen pitoon. Pitoon asetettua puhelua voidaan jatkaa myöhemmin tai se voidaan poimia toiseen alaliittymään.

#### Yksityiset ulkolinjat

Yksityistä ulkolinjaa voidaan käyttää vain määritetyssä alaliittymässä. Ulkolinjalle tuleva liikenne soittaa suoraan alaliittymään, joka on määritetty yksilölliseksi vastauspaikaksi tai joka valitaan ulkolinjanäppäimen avulla. Kun yhteys on muodostettu, tuleva puhelu voidaan siirtää tarvittaessa vapaasti toiselle osapuolelle.

#### Ryhmätoiminnot

BusinessPhone-järjestelmässä voidaan määrittää käyttäjäryhmiä käsittelemään tiettyjä tehtävätyyppejä. Tällainen toiminta tehostaa resurssien käyttöä silloin, kun soittajat tarvitsevat käyttöönsä tiettyä toimintoa sen sijaan, että he haluaisivat saada yhteyden tiettyyn henkilöön.

##### Poimintaryhmä

Poimintaryhmä muodostuu alaliittymistä, joilla on yksilölliset puhelinnumerot. Ryhmän jäsenille määritetään poimintakoodi, jonka avulla he voivat vastata toisen ryhmän jäsenen puhelimeen.

Tällaisessa ryhmässä se henkilö, jolle puhelu on osoitettu, vastaa puhelimeen, jos tämä on mahdollista. Muussa tapauksessa kuka tahansa ryhmän muista jäsenistä voi poimia puhelun.

##### Poimintaryhmä – yleinen

Yleisessä poimintaryhmässä on joukko alaliittymiä, joilla on yhteinen ryhmänumero. Kuhunkin alaliittymään on ohjelmoitu poimintanäppäin. Kaikki ryhmän vapaana olevat alaliittymät soivat, kun ryhmään tulee puhelu, ja kuka tahansa ryhmän jäsen voi poimia puhelun poimintanäppäimen avulla.

##### Kuulutus

BusinessPhone-järjestelmään voidaan määrittää 8 kuulutusryhmää. Kuulutusryhmä sisältää ryhmän alaliittymiä, joissa on kaiutinpuhelimet. Kuulutuksen äänimerkki ja viesti voidaan lähettää ryhmään mistä tahansa alaliittymästä, jossa on kyseistä ryhmää vastaava kuulutusnäppäin. Kuka tahansa ryhmän jäsen voi vastata puheluun mistä tahansa puhelimesta, jossa on kyseistä ryhmää vastaava kuulutusnäppäin.

Alaliittymä voi kuulua useisiin kuulutusryhmiin, mutta tällöin sillä on oltava kunkin ryhmän yksilöllinen kuulutusnäppäin.

#### Tietojärjestelmä

BusinessPhone-tietojärjestelmä antaa soittajalle soitettua alaliittymää koskevia tietoja suoraan ilman soitonsiirtoa. Tavallisesti kysymyksessä on poissaoloilmoitus aikana, jolloin käyttäjä ei ole tavoitettavissa alaliittymästä. Käyttäjä voi itse määrittää tällaisen ilmoituksen, tai sen voi tehdä valtuutettu henkilö, esimerkiksi välittäjä tai sihteeri. Järjestelmään voidaan määrittää kolmenlaisia tiedotuksia, esimerkiksi:

- Esimääritetty tiedote, jossa mainitaan poissaolon syy ja odotettu paluuaika.
- Vapaamuotoinen puhetiedote sekä vakiopuhetiedote ja aikatiedot.
- Executive-puhelimella tai välittäjän konsolilla lisätty vapaamuotoinen tekstitiedote.

Kaikki edellä mainitut tiedotetyypit voidaan määrittää sisäpuheluiden soittajille, ja tarvittaessa puhetiedote voidaan määrittää myös ulkopuhelun soittajien kuultavaksi. Tiedotteiden käsitteleminen ja muiden käyttäjien tiedotteiden hallinta edellyttää yksilöllistä käyttöoikeutta.

Esimääritetty tiedote määritetään valitsemalla ohjelmoitavaa tiedotetta vastaava numero seuraavasti:

1 |  |  | Paluuaika, Takaisin (Aika) |
2 |  | Paluupäivämäärä, Takaisin (Pvm.) |
3 |  | Lounas, Takaisin (Aika) |
4 |  | Kokous, Takaisin (Aika) |
5 |  | Loma, Takaisin (Pvm.) |
6 |  | Sairaus, Takaisin (Pvm.) |
7 |  | Takaisin (Aika) |

Äänitiedote voidaan nauhoittaa puhelimella ilman lisätarvikkeita, ja vapaamuotoinen teksti näppäillään puhelimen näppäimistön avulla.

#### Soittavan numeron salaus

Salaustoiminto estää soittajan tietojen näyttämisen. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun työajan ulkopuolella tulevat puhelut siirretään yksityisnumeroihin.

#### Puhelunvälittäjä

Välitystoiminnolla useat välittäjät voivat käsitellä tulevia puheluita joko yhteisen numeron ja jonon tai välittäjien yksilöllisten numeroiden ja jonojen avulla. Jotta välittäjien ei tarvitse jatkuvasti tervehtiä soittajia, järjestelmään voidaan lisätä yksilöllinen puhetervehdys, joka kuuluu juuri ennen soittajan ja välittäjän puheyhteyden muodostumista. Lisäksi siltä varalta, että kaikki välittäjät ovat varattuna, välittäjän vapautumista odottavaa soittajaa varten voidaan lisätä jonotervehdys.

#### Muistutuspalvelu

Käyttäjä voi määrittää puhelimeensa muistutuksen. Määritettynä muistutusajankohtana puhelimesta kuuluu erityinen muistutusmerkkiääni.

#### Vierasjärjestelmä

BusinessPhonen vieraspuhelinratkaisuihin sisältyy erityinen vieras-, keskus- ja hallintapuhelinvalikoima sekä valinnaiset PC-pohjaiset sovelluspaketit, jotka on suunniteltu tukemaan esimerkiksi hotelli-, kongressikeskus- ja sairaalaympäristön edistynyttä tietoliikennettä sekä vieraspuhelinpalveluita.

#### Puhelukeskus

BusinessPhonen puhelukeskusratkaisut sisältävät erityisiä yritysten asiakaspalvelusovelluksia varten suunniteltuja tietoliikenneominaisuuksia, joiden avulla voidaan käsitellä tehokkaasti suuria määriä tulevia ja lähteviä puheluita. BusinessPhonen puhelukeskusratkaisussa yhdistyvät ACD (automaattinen puhelujen jakelu), monipuoliset puheviestintätoiminnot ja hallintatietojärjestelmä. Näihin ominaisuuksiin sisältyvien puhelujen jakelu- ja tehokkuuden valvontatoimintojen sekä reaaliaikaisen ja pitkäaikaisen resurssien hallinnan avulla yritys voi tehostaa asiakaspalveluaan.

#### Lisätietoja

BusinessPhone-käyttöoppaat

© Ericsson Enterprise 2004