BusinessPhone – Hôtel
Messages

## Système de boîte vocale individuelle

Les appelants peuvent laisser des messages dans votre boîte vocale individuelle.

#### Activer

Déviez votre extension vers le système de boîte vocale.

2nd

Appuyez sur ces touches.

Diversion

Appuyez sur cette touche.

Composez le numéro du système de boîte vocale.

Demandez-le à votre administrateur système.

2nd

Appuyez sur cette touche.

Diversion

Appuyez sur cette touche.

Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.

Lorsque la déviation vers votre boîte vocale est activée, le témoin lumineux de déviation s'allume de manière permanente.

#### Désactiver

2nd

Appuyez sur cette touche.

Diversion

Appuyez sur cette touche.

#### Message d'accueil personnel

Selon le type de déviation que vous souhaitez activer, vous pouvez laisser trois messages d'accueil personnels différents à l'appelant. Vous pouvez activer une déviation lorsqu'un appelant reçoit une tonalité occupé, lorsqu'il n'y a pas de réponse ou vous pouvez activer la déviation individuelle pour tous vos appels.

2nd

Appuyez sur cette touche.

Info

Appuyez sur cette touche.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Sélectionnez le type de déviation et utilisez les touches de menu pour enregistrer votre message d'accueil (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour activer la déviation.

Lorsque vous activez la déviation, le message d'accueil enregistré est lu à l'appelant suivant.

Remarque :

Si vous avez activé une déviation avec un message d'accueil personnel, c'est ce message que les appelants entendent et non pas le message d'absence (voir section Message d'absence).

#### Effacer un message d'accueil

2nd

Appuyez sur cette touche.

Info

Appuyez sur cette touche.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Sélectionnez le type de déviation (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.

#### Écouter des messages - en interne

Lorsqu'un nouveau message arrive, le témoin lumineux de message clignote rapidement.

Message

Appuyez sur cette touche pour écouter un message.

Voir section Vérifier et sauvegarder les messages reçus.

#### Écouter des messages - en externe

Pour écouter vos messages en dehors du bureau :

Composez le numéro de téléphone de votre société.

Composez le numéro du système de boîte vocale.

Pendant la procédure, vous serez invité à entrer le numéro de votre extension ainsi que votre mot de passe.

Remarque :

Vous ne pouvez pas utiliser le mot de passe par défaut 0000 pour écouter vos messages en dehors du bureau. Si vous souhaitez vérifier vos messages en dehors du bureau, modifiez d'abord votre mot de passe (voir section Modification du mot de passe).

Les fonctions de boîte vocale suivantes peuvent également être utilisées en dehors du bureau :

- Modification du mot de passe
- Vérification et sauvegarde des messages reçus
- Envoi d'un message vocal
- Envoi d'un message
- Notification externe de message
- Message d'accueil personnel

#### Notification externe de message

Cette fonction permet au système de vous informer de l'arrivée de nouveaux messages vocaux. Vous pouvez indiquer un numéro externe où vous serez appelé à une heure pré-programmée ou dès l'arrivée d'un nouveau message.

Remarque :

Cette fonction peut être restreinte ou non disponible. Pour savoir si elle est disponible et obtenir des informations complémentaires, adressez-vous à votre administrateur système.

Vous pouvez être informé de deux manières différentes (selon la programmation du système) :

Notification avec accès à la boîte vocale :

Vous accusez réception de la notification à l'aide de votre mot de passe (qui doit être différent du mot de passe par défaut 0000). Voir section Modification du mot de passe pour la sélection d'un nouveau mot de passe. Vous disposez d'un accès complet au système de boîte vocale.

Notification sans accès à la boîte vocale :

Vous recevez un message vocal bref vous informant qu'une personne vous a laissé un message. Accusez réception de la notification en appuyant sur une touche. Vous devez alors rappeler le système de boîte vocale pour écouter le message.

Remarque :

Si vous n'accusez pas réception de la notification dans le temps pré-programmé, la connexion est annulée et rétablie ultérieurement (demandez à votre administrateur système le nombre programmé de tentatives de notification).

#### Programmer le numéro de notification et l'heure

Message

Appuyez sur cette touche pour afficher le contenu de la boîte vocale.

Remarque :

Selon la configuration du système, vous pouvez être invité à entrer votre mot de passe.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Composez le préfixe pour les appels externes suivi du numéro.

Le préfixe à composer pour les appels externes dépend de la configuration du système. Le numéro externe (y compris le préfixe pour les appels externes) peut comprendre jusqu'à 24 chiffres.

Appuyez sur cette touche pour mémoriser le numéro (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Entrez l'heure de notification.

L'heure doit être entrée au format 24 h (2030 pour 8 h 30). Les valeurs sont automatiquement ajustées au quart d'heure (par exemple 2013 devient 2015).

ou

Appuyez sur cette touche si vous souhaitez une notification immédiate (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour sauvegarder l'heure de notification (voir écran).

Cette étape est exclue si vous programmez la notification immédiate.

Appuyez sur cette touche pour terminer la programmation.

#### Activer/désactiver la notification

Message

Appuyez sur cette touche.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour activer la notification (voir écran).

ou

Appuyez sur cette touche pour désactiver la notification (voir écran).

Remarque :

Le numéro de notification et l'heure doivent être programmés avant l'activation de la fonction.

Appuyez sur cette touche pour terminer la programmation.

#### Vérifier et sauvegarder les messages reçus

Vous pouvez vérifier et sauvegarder les messages que vous avez reçus.

Les messages reçus sont répartis dans les trois catégories suivantes :

- Nouveaux messages (non écoutés ou non lus)
- Messages écoutés/lus
- Messages sauvegardés

Les messages vocaux peuvent également être envoyés vers d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune) (voir section Envoi d'un message vocal).

Remarque :

Les messages sont supprimés du système après un certain temps. Ce temps varie en fonction de la catégorie du message. Veuillez consulter votre administrateur système à ce sujet.

Message

Appuyez sur cette touche pour afficher le contenu de la boîte vocale.

Si celle-ci contient uniquement des messages écoutés, le témoin lumineux est allumé de manière permanente.

Remarque :

Selon la configuration du système, vous pouvez être invité à entrer votre mot de passe pour accéder à vos messages. Voir section Sécurité.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Sélectionnez la catégorie du message (voir écran).

Nouveau, écouté, lu ou sauvegardé.

Sélectionnez un type de message (voir écran).

Remarque :

Si un seul type de message est disponible (rappel, vocal ou texte), cette étape est exclue. Si un appelant interne a laissé un message, son nom et son numéro s'affichent. S'iI s'agit d'un appelant externe, son numéro s'affiche si cette fonction est activée sur le réseau.

Utilisez les touches de menu pour vérifier le message (voir écran).

Les messages vocaux sont écoutés via le haut-parleur ou le combiné. Les messages Suivez-moi rappellent automatiquement l'expéditeur. Les messages textuels sont affichés à l'écran.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Appuyez sur cette touche pour vérifier le message suivant (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour effacer le message (voir écran).

Appuyez sur cette touche pour sauvegarder le message (voir écran).

Vous pouvez sauvegarder jusqu'à 20 messages. Les messages de rappel automatique ne peuvent pas être sauvegardés.

Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.

#### Envoi d'un message vocal

Vous pouvez envoyer les messages vocaux que vous avez reçus (dans la boîte vocale individuelle ou commune) à d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune). Lorsque vous envoyez un message vocal à une boîte vocale individuelle, le numéro de celle-ci est le même que le numéro de l'extension. Voir aussi section Messages.

Remarque :

Vous ne pouvez pas envoyer de messages en retour.

Message

Appuyez sur cette touche pour afficher le contenu de la boîte vocale.

Remarque :

Selon la configuration du système, vous pouvez être invité à entrer votre mot de passe pour accéder à vos messages. Voir section Sécurité.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Sélectionnez la catégorie du message (voir écran).

Nouveau, écouté ou sauvegardé.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Composez le numéro de la boîte vocale à laquelle vous souhaitez envoyer le message.

Appuyez sur cette touche (voir écran).

Le message est envoyé.

Remarque :

Le message envoyé est une copie, cela signifie qu'il peut être supprimé sans supprimer le message d'origine.

Recommencez la procédure pour envoyer le message à une autre boîte vocale.

Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.

© Ericsson Enterprise 2004